Информационные технологии в управлении

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым

и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1) ручная ИТ;

2) механическая ИТ;

3) электрическая ИТ;

4) электронная:

4.1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;

4.2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

1) Распределённая компьютерная техника;

2) Дружественное программное обеспечение;

3) Развитые коммуникации;

4) Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы вдействие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

· организационная;

· распорядительная;

· организационная;

· информационно-справочная;

· по личному составу;

· плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

· Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

- сканирование документов;

- запись на сервер;

- классификация документов;

- передача изображений на рабочую станцию;

- поиск изображений по отдельным элементам;

- рассылка и печать.

2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

- сканирование;

- распознавание текста;

- форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

- обучаемые (FineReader);

- интеллектуальные (Cunei Form).

3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

- индексирование документов

- полнотекстовый поиск по ключевым словам;

- ассемблирование документов;

- организация доступа к документу независимо от места его хранения;

- защита данных;

- организация выдачи и возврата документа;

- контроль версии документа;

- рассылка документа.

Пример: Documentum.

4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

- электронная почта;

- поддержка видеоконференций;

- управление изображениями;

- совместное использование документов;

- маршрутизация;

- календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

- описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

- организация хранения документов и возможность их просмотра;

- организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

- ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

- установка прав на работу с документами;

- контроль исполнения документа;

- поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

 Скачать реферат