Анализ информационного обеспечения управления таможенной деятельностью

Информационные технологии, обладающие широким информационным пространством, представляют собой систему «человек-машина», состоящую из специально обученных и подготовленных людей и технико-технологической базы. Система информационного обеспечения представляет собой более широкое понятие. Это прежде всего система «человек-машина-сеть-машина-человек». Другими словами, это, с одной стороны, человек

– пользователь системы, с другой – совокупность информационных потоков и иерархий, коммуникационной системы по сбору, переработке и передаче информации об объекте с помощью информационных технологий, а с третьей стороны – это суммарность методов и средств по размещению и организации информации [6]. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия решений. Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей:

1) потоков информации - вариантов организации документооборота;

2) систем классификации и кодирования информации;

3) унифицированную систему документации

4) различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Система управления в настоящее время представляет из себя систему управления такими объектами, как процессы, деятельность и персонал. Процессный подход к управлению рассматривает управленческий процесс как последовательную реализацию основных функций управления: планирование, организация и контроль. На рис.1 представлена примерная схема взаимодействия источников информации и управленческого процесса.

На схеме большими оранжевыми стрелками выделен управленческий процесс. По отношению к среде организации источники бывают внутренние (на схеме – ВИ1, ВИ2, ВИ3, ВИ4, ВИ5) и внешние (на схеме – ВнИ1, ВнИ2). Внешние источники, к примеру, могут передавать информацию о состоянии внешней среды, а внутренние – об организации или обработанные сведения о внешней среде. Оранжевые стрелки показывает направление движения информации. На рис.1 информация источника ВнИ1 передается ВИ1, который осуществляет ее обработку и передачу органу, занимающемуся планированием. Контур взаимодействия внутренних источников информации (отделов организации) показан синими стрелками. Взаи-модействие между внутренними источниками информации необязательно носит опосредованный характер.

На схеме видно, что источники информации для реализации определенной функции управления различны. На разных стадиях управленческого процесса необходима определенная информация, имеющая характерные особенности:

1. на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;

2. на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;

3. на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.

Общие требования к управленческой информации можно сформулировать следующим образом [2]:

1. надежность (и достоверность);

2. своевременность;

3. адресность;

4. возможность многократного использования.

Соблюдение всех рассмотренных выше требований к информации повлияет на субъект (руководство организации) и на объект (работник) уп-равления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.

Таблица 1.

Влияние качества информации на субъекта и объекта управления

Рассмотрев влияние информации на управленческий процесс, целесообразно перейти к проблемам информационно обеспечения управления. На настоящий момент можно выделить следующие:

1. деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

2. невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

3. трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;

4. не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

5. документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;

6. появляются дублирующие или противоречивые документы;

7. поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

8. иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;

9. недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.

Этот перечень можно было бы продолжать. Ясно, однако, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления. Нам представляется важным выделить в информационную функцию как одну из важнейших. В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения управления, создать необходимую инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.

1.2 Схема информационного обеспечения управления

Напрямую система информационного обеспечения управления зависит от Отдела информационного обеспечения. На рис. 2 представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Сотрудники Отдела информационного обеспечения осуществляют функции по идентификации, экспертизе, архивированию данных, поступающих из внутренних источников и от внутренних пользователей.

 Скачать реферат