Анализ доходов отдела фирмы, занимающейся розничной торговлей офисной мебелью

Выполнение сортировки

Выполнить сортировку данных с помощью кнопок на Панели инструментов. Сортировка предназначена для более удобного представления данных. Команда Данные | Сортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки В MS Excel используется следующий порядок сортировки:

1. Числа (от -со до +00 ).

2. Текст и формулы

.

3. Значение ложь.

4. Значение истина.

5. Значения ошибок.

6. Пустые значения.

При использовании сортировки следует иметь в виду следующее:

П порядок сортировки данных в MS Excel зависит от национальных настроек MS Windows;

• если необходимо упорядочить числовые величины в алфавитном порядке, нужно перед числовыми величинами ставить апостроф, либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например, ="345");

• при сортировке списков, содержащих формулы, следует помнить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссылками;

• для возврата к первоначальному списку следует ввести перед базой дополнительное индексное поле, содержащее возрастающую с любым шагом числовую последовательность (например, г, 2, з, .). Тогда, выделив ячейку в столбце индексов и нажав кнопку. По возрастанию, вернемся к первоначальному списку;

• имеется возможность отсортировать данные в каком-либо заданном порядке (например, по дням недели, месяцам и т. д.). Для этого в диалоговом окне Параметры сортировки, вызываемом командой Данные ( Сортировка | кнопка Параметры, служит поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Чтобы вернуться к обычному порядку — выберите в поле Порядок сортировки по 1 -му ключу элемент Не производится;

• даты и время должны быть введены в соответствующем формате либо с помощью функций даты или времени, т. к. для сортировки таких данных MS Excel использует внутреннее представление этих величин;

• сортировка по полям, большим трех, осуществляется последовательными сортировками, начиная с ключей самого низшего уровня;

• MS Excel может сортировать не только строки, но и столбцы.

Выполнение фильтрации данных в списке

Если необходимо просмотреть в списке только часть данных, то можно использовать фильтры, для того чтобы спрятать данные, которые не удовлетворяют заданным вами критериям. Эти данные не будут удалены, просто на экране они будут невидимы до тех пор, пока вы не отмените данный фильтр. В Excel для фильтрации по простым критериям (до двух условий) используется средство Автофилыпр (меню Данные / пункт Фильтр / Автофильтр), а для фильтрации по более сложным критериям, или если требуется скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения - Расширенный фильтр. Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. Для использования расширенного фильтра необходимо:

•скопировать из списка заголовки фильтруемых столбцов;

•вставить скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора;

• ввести в строки под заголовками требуемые критерии отбора. Между значениями условий и списком должна находиться как минимум одна пустая строка;

• указать ячейку в списке;

• выбрать команду Данные / Фильтр / Расширенный фильтр;

чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, затем в поле Поместить результат в диапазон укажите верхнюю левую ячейку области вставки;

ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение. Чтобы задать для отдельного столбца три или более условий отбора, введите условия в ячейки, расположенные в смежных строках. Чтобы наложить условия отбора на несколько столбцов одновременно, введите условия в ячейки, расположенные в одной строке диапазона условий. Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, введите условия в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий. Чтобы наложить сложное условие отбора, введите его составные части в отдельные строки диапазона условий.

Формирование промежуточных итогов по ежемесячной прибыли

Сформировать промежуточные итоги по ежемесячной прибыли от продажи всех видов товаров и годовой прибыли от продажи каждого вида товаров и разместить их на разных листах. Для решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных итогов. Только после выполнения сортировки данных таблицы можно использовать команду Итоги из меню Данные, чтобы представить различную итоговую информацию. Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне группы. Кроме того, команда Итоги создает общие итоги.

Команда Итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать сотни строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные детали.

•Установили курсор в любую ячейку таблицы с данными.

•Выбрали пункт меню Данные-Итоги.

•В окне При каждом изменении в выбрали «Наименование» или «Дата продажи».

•В окне Операция выбрали Сумма.

•В окне Добавить итоги по выбрали Сумма (проверить, чтобы в остальных полях флажки отсутствовали).

•Включили флажок Итоги под данными. Если флажок этого параметра установлен, то итоги размещаются под данными, если сброшен – над ними.

•Нажали ОК, сняли выделение с таблицы и просмотреть результат на экране.

По промежуточным итогам с помощью мастера диаграмм построить гистограммы.

Для этого:

•Указать исходные данные, для чего на рабочем листе выделили в таблице блок ячеек. На стандартной панели инструментов нажать кнопку Мастер диаграмм, при этом на экране появится диалоговое окно Тип диаграммы.

•В диалоговом окне Тип диаграммы на вкладке Стандартные в опции Тип выбрать необходимый тип. Нажать кнопку Далее. Тип диаграммы может быть изменен и после ее создания.

•В открывшемся диалоговом окне Источник данных диаграммы, на вкладке Диапазон данных убедиться, что в группе Ряды включена опция Столбцах. Данные автоматически разделяются на ряды данных и категории. Данные каждого ряда выделены своим цветом. Категории - это метки по оси X, расположенной горизонтально. Обратить внимание, что в выделенном диапазоне данных заголовки строк таблицы автоматически становятся метками оси X, а заголовки столбцов - именами рядов данных, которые отражаются в качестве элементов легенды диаграммы. Переключив опцию Строках, просмотреть, как изменится изображение диаграммы, после чего вновь включите опцию Столбцах. В этом же окне можно заново указать исходный диапазон данных для построения диаграммы, нажав цветную кнопку справа от поля Диапазон, которая позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана. Восстанавливается диалоговое окно повторным нажатием этой же кнопки.

 Скачать реферат