Речевой этикет делового письма

Главному конструктору завода "Прогресс"

канд. техн. наук Аристову А.В.

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

Знак восклицания в этом случае указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Часто при обращении к коллективному адресату используются выражения:

Уважаемые господа!

Уважаемые дамы и господа

!

Уважаемые коллеги!

Последнее уместно при обращении к лицам одной профессии. Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше.

С наилучшими пожеланиями .

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество .

Всегда рады оказать Вам услугу .

Добро пожаловать на наш семинар!

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте.

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в .

Начальные и заключительные фразы этикетного характера в деловом письме называются этикетной рамкой. Они обрамляют текст (сообщение), устанавливая непосредственный контакт с адресатом и регулируя отношения корреспондентов.

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявления грубости и даже ирония.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность требования. Сравните:

Считаем, что договор N 219 Э/97 от 01.01.97 должен быть заключен в нашей редакции.

Считаем целесообразным (надеемся, что мы смогли Вас убедить) заключить договор N 219 Э/97 от 01.01.97 в нашей редакции.

Фраза с этикетной формулой конечно же объемнее. Но партнерские отношения гораздо дороже затрат "на вежливость". Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. От интонации и стиля письма, по мнению экспертов, зависит характер делового диалога между фирмами, организациями.

С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные оттенки.

Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным .

Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса .

Примите сердечные, искренние поздравления .

Ваше приглашение к нам пришло, к сожалению, поздно, тем не менее мы полны решимости .

Помимо этикетных фраз арсенал этикетных средств включает этикетные тексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представлены письмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариантами. Например:

Поздравление с юбилеем

Телеграфный стиль

Примите наши поздравления с юбилеем

НПО "Союз"

Соболезнование

Телеграфный стиль

Примите наши (искренние) соболезнования

Скорбим по поводу безвременной кончины .

Стандартные тексты, приведенные выше, сплошь состоят из этикетных клишированных фраз. Их использование в деловой переписке обусловлено спецификой делового общения. процедурными, формальными требованиями.

Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу.

Соболезнование, отсылаемое родственникам, может выглядеть совершенно иначе:

Санюша, дорогой, уж как мы все плакали, убивались - передать невозможно. Какое горе! Береги себя, мой родной, смотри за Леночкой - и т. д.

Так пишут близкие люди, рассчитывающие на то, что письмо будут читать в кругу родных, не выбирающие поэтому "официальных слов", не скованные условностями общения и часто не думающие о форме подачи текстового сообщения.

В деловом общении, напротив, очень важны форма и соблюдение условностей. Это касается специальных этикетных формул, и не только.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в .

Благодарю Вас за участие .

Искренне благодарю Вас за .

Сердечно благодарю Вас за .

Прошу Вас направить в наш адрес .

Заверяю Вас в том, чтомы приложим все усилия .

Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество .

С благодарностью подтверждаю получение отВас .

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей . (прямая похвала)

Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности . (косвенная похвала)

Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники . (косвенная похвала)

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения .

Надеемся на скорейшее принятие решения .

Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.

Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.

Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

 Скачать реферат