Речевой этикет делового письма
Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.
Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по нескольку раз, что резко
снижает их эффективность.
Языковой стандарт делового письма
Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма стали тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.
Образец
ОАО "ЭКСПО-ВОЛГА"
443125, г. Самара, Московское шоссе, 264
Тел.: (8462) 53-45-83, 53-46-96 Per. N
Тел./факс: (8462) 53-46-67, 56-16-03
Заявка на участие в выставке
Товары и предприятия г. Чапаевска (название выставки)
Полное название предприятия Учебно-производственное предприятие Всероссийского общества слепых
Сокращенное название предприятия (для надписи на фризе):
|
У |
П |
П |
В |
О |
С | ||||
Примечание. Вписать название фирмы печатными буквами, в одной клетке - один знак.
Адрес предприятия:
Индекс 446115 Республика _Область Самарская
Район _Населенный пункт _
Улица Ленина Дом 99 Офис _
Телефон (указать код города) 3-34-47 Телефакс _
Ф.И.О. руководителя Фирсалов Иван Викторович
Должность руководителя директор
Количество участников 2 Ф.И.О. ответственного лица
Количество арендуемой выставочной площади:
а) закрытая выставочная площадь 4 кв.м.
б) открытая (вне выставочного павильона) кв. м.
Стандартный выставочный стенд 4, 6, 8, 10, 12 кв. м. и т. д.
Забронировать места в гостинице с _ по _ на _ человек
Форма участия (очная, заочная)
Информация для размещения в каталоге (не более 50 слов, возможно приложение на отд. листе):
электропитание (220В, 380В) Мощность
Расчетный счет N 043657619 в Чапаевском отделении Сбербанка 4259 _
БИК 043657619 кор/счет 600164719 ИНН 6335000194 Код по ОКОНХ 17380 , код по ОКПО 02831722 Дополнительные услуги (вписать в таблицу):
|
N |
Наименование услуги |
Цена за единицу |
Количество |
Сумма |
Общая стоимость услуг, предоставленных ОАО "ЭКСПО-ВОЛГА": _
Настоящим подтверждаем наше участие в выставке "Реклама. Печатный двор. Дизайн" и выражаем свое согласие с правилами и положениями условий участия.
|
Участник _ Руководитель _ Гл. бухгалтер _ |
Организатор _ Руководитель _ Гл. бухгалтер _ |
Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.
Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.
Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретные тексты.
Фразы-клише в остальных регламентированных текстах могут представлять собой
1. мотивацию речевого действия
|
В соответствии с |
Протоколом о взаимных поставках предварительной договоренностью решением арбитража подзаконным актом о . |
|
На основании |
Протокола о взаимных поставках прейскуранта |
|
В связи с |
открытием новой линии выходом из строя агрегата |
2. устойчивую речевую формулу ввода информации
Ставлю Вас в известность .
Требуем принять решение о .
Просим принять приглашение на .
3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.
Уважаемые господа!
Имеем честь предложить Вам .
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к Вашим услугам.
Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация.
Заключение
Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым.
Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.
Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.
Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.
Скачать реферат