Организация работы аптеки, обслуживающей население

По согласованию между поставщиком и покупателем могут быть предусмотрены другие сроки приёмки товаров по количеству и качеству, которые в этом случае обязательно фиксируются в договоре.

Если при приёмке обнаружено расхождение между фактическим количеством и качеством поступивших товаров и соответственно данными указанными в сопроводительных документах, то дальнейшая приёмка должна быть прио

становлена.

Материально ответственные лица должны обеспечить сохранность товара и принять меры к предотвращению его смешения с аналогичным товаром, имеющимся в аптеке.

Для продолжения приёма товара вызывается представитель поставщика, если это оговорено договором о поставке.

При неявки представителя поставщика по вызову, а также в тех случаях, в которых его вызов необязателен, создаётся приёмная комиссия в составе директора аптеки, материально ответственного лица, провизора-аналитика, бухгалтера, представителей общественности аптеки. Представителем общественности не может быть материально ответственное лицо, а также работник, связанный с хранением, приёмом, отпуском и учётом материальных ценностей. Представителю общественности для участия в приёмке товара в составе комиссии выдаётся заверенное печатью аптеки разовое удостоверение по форме А-1. 3. Приёмная комиссия составляет акт об установленных расхождениях в количестве и качестве при приёме товара (форма А-1. 2 или ТОРГ-2), в которых отражается недостача, бой, брак и порча товара. Акт составляется в 3-х экземплярах: 1 экземпляр в случае отказа поставщика удовлетворить претензию в дальнейшем направляется в арбитраж как документ, обосновывающий иск; 2-ой экземпляр передаётся в бухгалтерию аптеки; 3-й экземпляр высылается поставщику по почте или вручается его представителю. Вместе с экземпляром акта поставщику направляется претензионное письмо и удостоверение представителя общественности, который принимал участие в приёме товара.

Если есть претензии по качеству поставляемых товаров, то к этим документам прилагается акт отбора образцов и заключение КАнЛ (контрольно-аналитической лаборатории) о результатах анализа. Претензии, связанные с недостачей или с поставкой товаров ненадлежащего качества, комплектностью товара, должны предъявляться поставщикам не позднее 10 дневного срока, а аптеки регионов крайнего Севера не позднее 20 дневного срока после составления акта.

Ответ на претензию по недостаче должен быть дан поставщиком в 10-дневный, а по качеству и комплектности в 20-дневный срок, после её поступления. Если иные сроки не предусмотрены договором. При обнаружении в сопроводительных документах ошибок в ценах и суммах стоимости аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику, до получения от поставщика исправительного письма. Этот товар не подлежит реализации, но приходуется по ценам и стоимости, указанным в сопроводительном документе. Иногда товар может поступить раньше, чем от поставщика поступят сопроводительные документы. В таких случаях в аптеке создаётся комиссия, которая составляет акт о приёме товара, поступившего без счёта поставщика (А-1.4 или ТОРГ-4, в 2-х экземплярах).

1-й экземпляр акта прилагается к отчёту материально ответственного лица и вместе с ним в дальнейшем передаётся в бухгалтерию аптеки, а 2-й остаётся у него. До получения сопроводительных документов товар учитывается как принятый на ответственное хранение и реализации не подлежит.

Если поступили сопроводительные документы, а груз ещё не прибыл, то такой товар не может быть оприходован. В этом случае на сопроводительных документах делается пометка «товар в пути».

Все поступившие в аптеку и принятые материально ответственными лицами товары на основании счёта фактуры регистрируются в книге учёта покупок. Кроме того, они записываются в журнал регистрации счетов поступления товаров по группам (А-1.8) по розничным и оптовым ценам, как в целом, так и по группам:

· Медикаменты и субстанции.

· Перевязочные материалы и предметы ухода за больными.

· Парафармацевтическая продукция.

· Очковая оптика.

· Прочие товары.

Учёт поступления товаров осуществляется в аптеки как правило только в стоимостном выражении за исключением лекарственных средств подлежащих предметно-количественному учёту.

Эти медикаменты учитываются дополнительно в натуральных показателях количественно по наименованию. В книге учёта наркотических и других лекарственных средств подлежащих предметно- количественному учёту (А-2.3). Для контроля за реализацией лекарственных средств по сроку годности и по пополнению их запасов на каждую поступившую серию товара составляется карточка движения товара по аптеки (отделу запасов, А-2.27). Карточка составляется в одном экземпляре.

На упаковках готовых лекарственных средств поступивших в аптеку материально ответственным лицом, отвечающим за правильность расчёта, взимаемых с покупателя цен проставляется цена реализации.

Принятые товары размещаются по местам хранения в соответствии с принципами хранения и хранятся, согласно требованиям НПД.

Товары, хранящиеся в аптеки до момента продажи, составляют её товарный запас.

Товарные запасы можно классифицировать:

а) по назначению:

1. Текущие. Текущие товарные запасы пополняются равномерно в течение года и предназначены для обеспечения обычной ежегодной реализации. Они являются преобладающими в структуре товарных запасов аптеки.

2. Сезонные. Сезонный товарный запас образуется в отдалённых труднодоступных аптеках в некоторые периоды года, а также в связи со спецификой аптечных товаров, которые можно перевозить лишь в тёплый период года.

3. Целевого назначения. Товары целевого назначения предназначены для выполнения специальных задач здравоохранения, борьбы со вспышками эпидемиологических заболеваний, массовые вакцинации.

б) по месту нахождения товарных запасов

1. товарные запасы оптового звена (склады производителей и оптовых поставщиков);

2. товарные запасы розничного звена (материальные комнаты аптек);

3. товарные запасы в пути.

в) по размерам

1. товарные запасы минимальные, то есть перед очередным завозом;

2. товарные запасы максимальные

3. средние товарные запасы

Величина товарных запасов аптеки зависит от следующих факторов:

1. Количество имеющихся у неё финансовых средств.

2. Объём товарооборота, его структуры, широты ассортимента товаров.

3. Организации системы товародвижения, частоты поставок, удалённости аптеки от поставщиков. Запас должен быть достаточным для обеспечения бесперебойной деятельности аптеки на определенный период и удовлетворения спроса населения на лекарственные средства и другие аптечные товары.

4. Условия потребления (сезонный спрос).

При организации в аптеке структур подразделений, её снабжением и хранением товаров занимается отдел запасов. Для выполнения этих функций аптека должна иметь следующие помещения:

1. распаковочная

2. материальные комнаты (кладовые для хранения товаров, тары, аптечной посуды и т. д.).

Перечень кладовых и их площади оговариваются строительными нормами и правилами (СНиП) и приказом МЗ РФ №309. Материальные комнаты располагаются на 1-м этаже и в подвале, поэтому для удобства перемещение товаров желательно наличие грузового подъёмника.

 Скачать реферат