Управление сбытом на предприятии

Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников.

Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте продукции, об экономическом состоянии отдельных сторо

н производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно. Однако по назначению и структуре они различны. Например, система управления имеет разную структуру в зависимости от масштабов производства, состава функций управления, специфики управления, специфики отрасли и т.д. Информационная система по структуре всегда одинакова. Она определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, переработка и передача информации. Рост объема производства, усложнение структуры управления увеличивают объем информации, которую должен переработать руководитель, экономист, чтобы принять решение и выбрать команду. Ускорение динамизма в производстве требует дальнейшего сокращения сроков переработки информации и выработки команд.

Целью информационного обеспечения управления предприятием является своевременное представление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия и его подразделений.

Организация информационного обеспечения включает:

1) организацию массивов информации;

2) организацию потоков информации;

3) организацию процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации используют унифицированную систему документации и классификаторы, а также зарегистрированные в установленном порядке унифицированные документы и классификаторы на уровне отрасли и предприятия.

Организация потоков информации предполагает:

1) определение источников и потребителей информации в соответствии с функциями и задачами управления;

2) определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;

3) разработку документооборота;

4) использование комплекса технических средств для организации потоков информации;

5) установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

В папке «К исполнению», которую нужно просматривать ежедневно, документы размещаются в порядке убывания срочности их исполнения, так что самые срочные документы должны лежать сверху. Каждый новый документ помещается в папку в соответствии со степенью его срочности. В папке «В ожидании ответа» хранят документы, на которые ждут ответа. Эту папку следует просматривать ежедневно и убирать из нее материалы, на которые ответ получен. В папке «Продолжение следует» хранят документы двух видов: выполнение которых запланировано в течение длительного срока; исполнение, но требующие еще длительного контроля в течение времени. Папка «Резерв на будущее» содержит документы, работа с которыми предстоит в недалеком будущем. Она просматривается один раз в месяц.

Требования к информационному обеспечению отдела сбыта предприятия:

1. Корректность информации, что обеспечит её однозначное восприятие;

2. Полезность информации, т.е. она должна содействовать достижению поставленных целей;

3. Оперативность, которая должна отражать актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений;

4. Точность информации, т.е. она не должна содержать искажений с тем, чтобы не было рисков на основе неточной информации принять неправильное решение;

5. Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты;

6. Устойчивость информации - её способность реагировать на изменения данных без нарушения необходимой точности;

7. Достаточность информации - содержит минимальный объём сведений для принятия целесообразных решений.

Внемашинное информационное обеспечение включает в себя внемашинную базу и средства ее ведения. Внемашинная информационная база состоит из документов нормативно-справочной документации и другой условно-постоянной информации (справочники по продукции, каталоги производителей, поставщиков, сборник нормативных документов по приемке товаров по качеству и количеству, по хранению товара на складе, в магазине, по реализации товара, отчеты о работе склада). Внемашинные информационные базы формируются на основе различных средств массовой информации, нормативных справочников, информации от партнеров. Организация и ведение этих баз осуществляется посредством системы классификации и кодирования товаров, посредством унифицированных форм системы документации.

Внутримашипное информационное обеспечение включает внутримашинную информационную базу и средства организации ее введения. Внутримашинная информационная база включает в себя нормативно-справочные данные, которые создаются при первоначальной загрузке и периодически пополняются (сведения о конкурентной продукции, о поставщиках, покупателях, о технике проведения нововведений в торговле и хранении продукции, обобщенные отчеты деятельности, затраты по введению новой аппаратуры, расширению штата сотрудников, ремонту; сравнительный анализ за несколько лет, предложения по улучшению состояния склада предприятия, учет доходов персонала, расходов на транспортировку товара и т.д.).

5. Форма выходного документа

Рассмотрим основные элементы автоматизированного рабочего места (АРМ): информационное, программное и техническое обеспечение.

Информационное обеспечение АРМ - его банк данных (БнД) - представляет собой отображение информационных массивов и потоков соответствующей предметной области, для которой проектируется АРМ. БнД предназначается для ввода, хранения и обновления данных о конкретных объектах предметной области, содержащихся в базах данных (БД), таких, как разнообразные экономические показатели, нормативно-справочная информация и пр. Кроме того, БнД должен содержать информацию, обеспечивающую диалог пользователя АРМ с ПК: перечни сценариев диалога, формы входных и выходных документов, инструкции и т.д. Другими словами, БнД представляет собой своеобразную информационную модель предметной области.

БнД включает в себя одну или несколько БД, является информационными моделями объектов, входящих в предметную область, а также СУБД.

Программное обеспечение АРМ (ПО АРМ) представляет собой интегрированную прикладную систему, призванную обеспечить решение задач, стоящих перед специалистом конкретной прикладной области. В ПО АРМ можно выделить три основные части: общесистемное программное обеспечение (ОПО), программное обеспечение общего назначения (ПООН) и проблемно-ориентированное программное обеспечение (ПОПО). Кроме того, ПО АРМ может включать в качестве необязательного элемента (в тех случаях, когда среди пользователей АРМ имеются пользователи первой и второй категории) программное обеспечение пользователей (ПОП).

 Скачать реферат