Регистрация и регламентация служебных документов

—требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

—правила формирования дел в делопроизводстве;

—организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

—подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описе

й, передача дел в архив;

—порядок выделения документов к уничтожению;

—оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

—порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов. В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства. Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации.

2. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации1 (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

Унифицированная система банковской документации:

—платежная документация по безналичным расчетам через банки;

—документация по кредитным операциям банков;

—документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

—документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

—выходная документация банков;

—документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;

—документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

—документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

—выходная документация банков — внутрибанковские формы документов;

—документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;

—бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

—финансовая документация;

—отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

—учетная бухгалтерская документация. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

—документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

—документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

—документация по статистике труда;

—документация по статистике материальных ресурсов;

—документация по статистике финансов;

—документация по социальной статистике;

—документация по статистике промышленности;

—документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

—документация по статистике капитального строительства;

—документация по статистике внешнеэкономических связей;

—документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

—документация по статистике транспорта и связи;

—документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

—отчетная бухгалтерская документация;

—регистры бухгалтерского учета;

—первичная учетная документация. Унифицированная система документации по труду:

—документация по состоянию рынка труда;

—документация по трудовым отношениям;

—документация по повышению квалификации работников органов по труду;

—документация по охране труда;

—документация по минимальным потребительским бюджетам;

—документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

—документация по учету и распределению средств;

—документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

—оперативно-коммерческая документация;

—товаросопроводительная документация;

—документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

—транспортная внешнеторговая документация;

—экспедиторская внешнеторговая документация. Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные; службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входит:

—документация по созданию организации, предприятия;

—документация по реорганизации организации, предприятия;

—документация по ликвидации организации, предприятия;

—документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

—документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

—документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

—документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия. УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применении.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.

 Скачать реферат