Регистрация и регламентация служебных документов

6. Типовая номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она

составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносится в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел. В крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатур подразделений составляется сводная номенклатура дел.

7. Основные требования к составлению номенклатуры дел

Составление и оформление номенклатуры дел — это одна из функций службы документационного обеспечения управления организации или предприятия. При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в целом ряде нормативных и нормативно-методических документов. Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций'. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т. д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел. Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться не только перечисленными документами. Необходимо изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются устав и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов. Методическую помощь организациям могут оказать архивные учреждения. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел. Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

—номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

—формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

—дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. Должна учитываться и документация, создаваемая в самой-организации, и документы, получаемые от других организаций и лиц. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные. В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т. д.). Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах работы архивов организаций. В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления. В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела. В графе "Срок хранения и № статьи по перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный). В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п. Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры — это всегда название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах. В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например руководство, кадры, рекламная деятельность, документационное обеспечение и т. п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

 Скачать реферат