Регистрация и регламентация служебных документов

3. Правила оформления реквизитов, их состав

Требование идентификации автора документа достигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как:

—Государственный герб Российской Федерации;

—герб субъекта Российской Федерации;

—эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

—код организации;

—код формы документа;

—наименование организации.

Эти реквизиты, как отмечено в разделе 3.5, обязательно указываются на бланке документа. Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, т. е. наименование организации, ее структурного подразделения.

Для придания документу юридической силы существенное значение имеют наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, и другие реквизиты.

Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к нему может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Дата документа (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом — дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события, заседания. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Делопроизводственная служба обязана следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа "задним числом", равно как и издание документа с "опережением", например следующим днем, приводит, во-первых, к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Во-вторых, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

Регистрационный номер документа (реквизиты 12, 13)

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден). Делопроизводственная служба, проводя регистрацию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящего (внутреннего) документа. При этом проверяется правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация документов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управленческую систему.

Подпись (реквизит 22)

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным нормативно-правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации. Делопроизводственная служба обязана знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, и их личные подписи. Контроль правильности подписания документов — одна из ее обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Гриф согласования документа (реквизит 23)

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово "СОГЛАСОВАНО", должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов

Согласно терминологическому стандарту бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации. Для изготовления бланков используют в основной форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм} меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей. При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации'1 допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от “длины" (т. е. от количества знаков в наименование организации-автора). Наиболее распространенным способом изготовление бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов. В числе первых реквизитов на бланке могут быть использованы Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема.

 Скачать реферат