Презентация - требования к подготовке и проведению

Одновременно нужно готовиться к приему гостей, закупать напитки, папки, ручки и другие сувениры. Эти сувениры желательно снабдить фирменными знаками и надписями. Эффективная презентация предполагает своего рода презентацию, в том числе и в присутствии представителей участников.

Определенное внимание надо уделить одежде выступающих и вспомогательного персонала: она должна соответствовать цел

и презентации, ее тональности и характеру аудитории.

В день мероприятия организаторы должны прибыть на место заранее и проверить все, особенно - технические средства.

Презентация требует небольшого и динамичного вступления. Оно определяет важные моменты презентации, помогает наладить отношения с аудиторией и почувствовать ее настрой. По наблюдениям специалистов, вступление должно состоять из таких элементов.

Приветственные любезности. Благодарность зато, что гости нашли время прийти на презентацию. Можно выразить надежду, что они не пожалеют о том, как его провели. Избегайте чрезмерной авторитетности. Расскажите о своем личном опыте в этой области. Определите задачи презентации в рамках интересов слушателей.

Представление. Имя, должность и опыт ведущего, если это существенно, и, конечно, выступающих.

Объявление цели. Что предполагается объяснить, предположить или продемонстрировать пи презентации.

Разъяснение. Нужно сообщить, сколько продлится презентация. Она может проходить в одном месте или переместится в другое, предусмотрены ли перерывы и можно ли прерывать выступающих.

Окончание презентации. Как и ее открытие, оно слишком важно, чтобы оставлять ею па волю случая. Конечно, в последний момент можно изменить запланированный финал, но для этого его надо знать. Окончание обычно включает:

краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых фраз и видеофактов;

рекомендации по ожидаемой стратегии поведения после презентации;

предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

описание вспомогательной литературы поданной проблеме.

Если презентацию ведет один ведущий, желательно стремиться к диалогу с аудиторией, для чего надо поощрять вопросы, вовлекать участников в обсуждение. Слова "как вы знаете" позволяют говорить для тех, кто не знает темы, не обижая при этом тех, кто знает. Если аудитория больше ведущего знает о настоящем положении дел, то лучше задать вопросы и убедиться, что его правильно поняли. Надо сообщить слушателям, что им дадут копии выступлений и других материалов, иначе кто-то начнет записывать или зарисовывать график и пропустит слова.

Завершают презентацию учтивости.

Технология презентаций достаточно полно отработана в ПР - практике.

В последнее время созданы специализированные программные продукты презентаций с использованием современной техники. Такое оснащение несомненно повышает эффективность презентации и говорит о возможностях и солидности фирмы.

Хорошие возможности для решения задач ПР дают "круглые столы". семинары, конференции и другие представительские мероприятия. На них можно с участием законодателей, представителей органов власти, журналистов обсудить актуальную для фирмы и всего общества проблему и представить себя в необходимом свете. Скажем, в американской практике семинары широко применяются для выработки политических решений. На них обычно происходит взаимодействие представителей органов власти с учеными и специалистами. Здесь можно не прямо, а как бы опосредовано донести до аудитории свои идеи и тем самым решить свои задачи. Так, на уже упоминавшемся семинаре "Культура бизнеса и паблик рилейшн " 04.10 93 была достигнута намеченная цель-представление компании и, главное, донесение до аудитории ее крайне важной для нашею рынка философии. Одновременно было заявлено (впервые в Киеве) значение ПР и начало практической работы в этой сфере организатором семинара.

Вместе с тем, опыт проведения всевозможных представительских мероприятий показывает, что далеко не все руководители умеют выполнять представительские функции. Поэтому им необходимо учиться, что лежит в сфере деятельности и ПР - фирм.

Ну и после презентации или иного мероприятия принято проводить фуршет (прием), который должен стать их продолжением и позволить в неформальной обстановке получить какие-то новые и часто эксклюзивные сведения, установить контакты.

Список литературы

1) Г.Г. Почепов "Паблик Рилейшнз". 2003 ст.36-37;

2) В.М. Маслова "Связь с общественностью в управлении персоналом". 2005 ст.48-49;

3) В.А. Моисеев "ПР теория и практика". 1999 ст.220-224.

 Скачать реферат