Основы архивного дела

Архивный фонд РФ. Понятие, организация докумнтов в пределе АФ. Архивный фонд – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность арх д-в, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информа

ционным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. В его состав входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и арх д-ты независимо от источника образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к АФ РФ производится на основании ЭЦД. Отдельные комплексы док-в АФ РФ, отнесенные к особо ценным объектам культурного наследия, включаются в Гос реестр уникальных док-в АФ РФ. Хран-е, комплек-е, учет и исп-е док-в АФРФ осуществляется на основе единых правил и контроля за их соблюдением. АФ РФ представляет собой самостоятельную информационную систему. Он является составной частью национальных информационных ресурсов, одним из источников для информационного обеспечения общества. АФ РФ участвует в формировании рынка информационных услуг. Документы АФ РФ если они являются государственной или муниципальной собственностью хранятся постоянно в государственных (федеральных архивах, архивах субъектов федерации) и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и отделениях РАН, временно – в органах гос власти или МСУ, гос-х или муниц-х учреждениях. Если док-ты в частной собственности, то они могут храниться либо у собственника (владельца), либо передаваться в соответствующий архив по договору. Все док-ты АФ РФ должны быть классифицированы (организованы). Основная цель классификации – определение научной системы хранения док-в и оперативный их поиск. Организация (классификация) документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях (в три этапа): – в пределах АФРФ; – в пределах конкретного архива; – в пределах архивного фонда, как самостоятельной учетной единицы. Был определен еще и четвертый этап – это классификация информации, содержащейся в документах, с целью ее быстрого поиска и использования.

Организация (классификация) документов в пределах АФ РФ – распределение документов между архивами. Государственные архивы создают Правительство РФ (федеральные) или орган государственной власти субъекта РФ (государственные архивы субъекта РФ), муниципальные – органы МСУ.

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда лежит в основе построения сети архивов. Признаки классификации, разработанные в конце 50-х годов 20 века оказали влияние на формирование современной сети архивов.

• принадлежность документальных материалов к определенным историческим эпохам,

• принадлежность документальных материалов к учреждениям общесоюзного, республиканского и местного значения;

• принадлежность документальных материалов к определенным административно-территориальным единицам (республикам, краям, областям, округам, районам);

• к определенным отраслям общественной и государственной деятельности (военно-исторический архив, архив Военно-Морского флота, архив Советской Армии, архив народного хозяйства, Архив литераторы и искусства)

• принадлежность к документации фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда)

• способ и техника создания. (Их хранение требует особого режима, а изучение невозможно без специальной аппаратуры для просмотра и прослушивания содержания. РГАНТД, РГАКФД, архив звукозаписей и ряд архивов НТД и кинофотодокументов в ряде областей (например, в Самарской области куда мы и сдаем НТД)

Наиболее общим признаком является признак группировки документов по историческим эпохам, который определяет деление:

на материалы досоветского периода и материалы советского (или после 1917 г.) Так как произошла ликвидация учреждений буржуазно-помещечьего

государства и созданы новые учреждения – фондообразователи, в процессе деятельности которых начали образовываться документы советской эпохи. В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие документы Советской эпохи – ЦГАНХ, ЦГАСА, документы эпохи капитализма – ЦГЦА, ЦГВИА, документы эпохи феодализма – ЦГАДА.

Изменения произошедшие в стране в начале 90-х годов, появление различных форм собственности повлияли и на архивную сферу. Изменилась и организация документов и дел Архивного фонда РФ, теперь она осуществляется по следующим признакам:

1) по формам собственности:

• архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда РФ

• архивные фонды и документы федеральной собственности

• архивные фонды и документы собственности субъекта РФ

• архивные фонды и документы, находящиеся в ведении муниципальных образований

• архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда.

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

Организация и деятельность ВНИИДАД

Для проведения научных исследований в области архивоведения в 1966 году при Главархиве СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), существующий и в настоящее время (но уже как институт всероссийский). Перед ним сразу же была поставлена конкретная задача, сформулированная как особо важное правительственное поручение: возглавить работу всех заинтересованных ведомств и учреждений по созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая велась с 1963 года, но не давала практических результатов. Кроме грандиозной задачи по общесоюзной унификации процессов документирования и документооборота на всех стадиях, от ВНИИДАД требовались также разработка и создание единых государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, включающую сведение воедино требований к структуре и размерам бланков, расположению основных реквизитов, правилам машинописного оформления. Институт является научным учреждением федерального арх агентства (Росархива). ВННИДАД занимается актуальными теоретическими и прикладными проблемами архивоведения и документоведения. Важнейшие научные направления – теория и практика ЭЦД на всех типах носителей, комплектования архивов, НСА, классификации архивной информации, экономики архивного дела, обеспечения сохранности архивных документов и их использования. Институт разрабатывает правила, методики и регламенты работы государственных архивов и архивов организаций. Создан ряд перечней документов, регулирующих отбор документов на архивное хранение. В сфере документоведения и документационного обеспечения управления институт ведет теоретические и прикладные исследования, разрабатывает гос стандарты, методические рекомендации и инструкции по оформлению документов и ведению делопроизводства на базе современных информационных технологий. Среди сотрудников института трудятся 6 докторов и 40 кандидатов наук. Структура института состоит из научных отделов: Отдел архивоведения, Отдел документоведения; Отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела. Обслуживающие подразделения: 1-административно-управленческое, 2-подразделение с бухгалтерией; 3 – служба электронных ресурсов. Специализированные подразделения:1 – отраслевой центр научно-технической информации по документоведению и архивному делу, 2-отраслевой центр повышения квалификации, 3-центр консалтинга, 4-аспирантура, 5-диссертационный совет. Справочно-информационный фонд (СИФ) ОЦНТИ ВНИИДАД является уникальным собранием научной, научно-методической Литературы и нормативно-методическнх разработок по архивоведению и документоведению. В СИФ ОЦНТИ ежемесячно проводятся «Дни информации», на которых представляются новые поступления; работают абонемент и читальный зал. Отраслевой центр повышения квалификации (ОЦПК) ОЦПК предлагает разные формы повышения квалификации и переподготовки кадров: годичные заочные и очно-заочные курсы по архивоведению и документоведению; тематические курсы но основным направлениям развития архивного дела и ДОУ; семинары по новейшим Нормативным и методическим документам. Кроме того, практикуется выездная форма повышения квалификации работников архивных учреждении в конкретных субъектах РФ, а также работников служб ДОУ и различных организациях. Центр консалтинга, первоочередной задачей которого является координация работ временных творческих коллективов, создаваемых для выполнения научно-исследовательских, проектных и внедренческих работ по договорам с организациями различных отраслей.

 Скачать реферат