Ведение переговоров с клиентами, управление составлением и оформлением договоров

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

· заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);

· организация исп

олнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом.

Если предприятие выступает в качестве поставщика (продавца, исполнителя), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта, либо специально образуемый договорный отдел. Если предприятие является покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Двум названным видам договорной работы должны соответствовать: содержание корпоративных актов, специализация юристов, распределение обязанностей между работниками юридического отдела предприятия. Следует обратить внимание на стадии договорной работы.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.

1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:

· преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

· разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);

· подготовка бланков договорной документации;

· составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

2. Оценка оснований заключения договоров

Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

3. Оформление договоров. Этапы:

· разработка проектов;

· урегулирование разногласий;

· конкретизация содержания заключенных договоров;

· их изменение или расторжение.

Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование.

4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:

· передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;

· передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;

· издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

5. Контроль исполнения.

Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

6. Оценка результатов исполнения договоров.

Складывается из:

· выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;

· анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;

· разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.

Этапы договорной работы

Наиболее сложный вопрос представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.

Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.

Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:

· учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;

· установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;

· закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;

· определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;

· предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Регламентация договорной работы

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл — чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, - к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункты, включить другие и т.д.

Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.

Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

 Скачать реферат