Информационное обеспечение менеджмента

Рисунок 1.1.- Структура показателя

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правил

о, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему. Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

1.2 Классификация управленческой информации

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается :

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

А. Кузьмин и О. Мельник, всё-таки не противореча вышеизложенной классификации, предлагают несколько иной подход. Они различают информацию :

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;

2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;

3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.

4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя информацию, необходимо рассмотреть следующие понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, – данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами – это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи – информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения [16].

Шум – фактор или совокупность факторов, искажающих информацию [1].

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

1.3 Требования, предъявляемые к менеджерской информации

Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

Основным требованием к информации является то, чтобы она при минимальном объеме достаточно полно характеризовала состояние контролируемых системой управления предприятия всех видов процессов.

Кроме этого к ней предъявляются следующие требования [10]:

1.Обеспечивать устойчивость производственно-экономической системы при заданных стратегических и оперативных решениях.

2.Обеспечивать работу производственной системы в условиях неопределенности окружающей среды.

3.Создавать возможность сочетать подцели системы управления для наиболее эффективного выполнения главной цели функционирования предприятия.

4.Обеспечивать прогнозы и подготовку к возможным изменениям производственной системы.

5.Обеспечивать адаптацию предприятия к окружающей среде.

6.Обеспечивать разумное поведение системы управления предприятием для организационных изменений в системе управления при существенных изменениях ситуации в окружающей среде.

7.Обеспечить своевременную оценку окружающей среды для создания условий эффективного функционирования предприятия.

1.4 Источник информации. Информационные потоки

Пытаясь определить понятие "информационный поток", сперва необходимо дать определение понятию "источник информации".

Источник информации – это элемент информационной системы, способный распознавать состояние управляемого объекта и в меньшей среде и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния [10].

Источником информации может быть человек или технические средства.

Основной характеристикой источника информации является так называемый поток информации, определяемый как количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу времени. Поток информации – чрезвычайно важный компонент любой информационной системы (ИС), речь о которых пойдёт чуть позже. Рассмотрим основные аспекты информационных потоков в менеджменте.

 Скачать реферат