Оптимизация управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе
Определено, что эффективность деятельности управленческого персонала может повышаться при условии своевременного специально организованного процесса оптимизации такой деятельности, направленного на сбалансированность организационной структуры, отработку конструктивных стратегий внутриорганизационного взаимодействия, формирование адекватной ценностям, целям и задачам организации корпоративной ку
льтуры, повышение профессиональной управленческой компетентности руководителей.
1.2 Исследование и анализ документационного обеспечения системы управления
Осуществление функций управления во многом зависит от внедрения строго продуманной системы внутришкольной информации и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей прямой и обратной связи, достоверной информации руководитель может ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию. Функциями управления являются: "прогнозирование, программирование, планирование, организация, регулирование, контроль, анализ, корригирование, стимулирование…"[1].
Одна из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных условиях - резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Есть ряд субъективных причин: помимо отчетов одна и та же информация используется для создания различных видов документации. Это свидетельствует о многократном тиражировании одних и тех же исходных данных в разных формах (документах), что никоим образом не способствует качественному управлению, т.к. не несет в себе никакой новой информации, а лишь занимает время управленца на бумаготворчество.
"Информационный анализ позволил выявить объемы информации, потребляемые органами управления образования: 48,6% Управление образования, 0,96% Министерства образования Свердловской области. Полученные данные свидетельствуют о том, что чем выше уровень управления образования, тем меньше информации об учреждении имеет орган управления образования и тем слабее его представление о реальных процессах и проблемах в ОУ. Данный вывод подтверждается анализом качественного состава информации, потребляемой органами управления образования.
Полученные данные свидетельствуют о неравномерности формирования информационной структуры органов управления образования по документации получаемой из учреждения дополнительного образования.
Наиболее равномерно в отношении учреждении дополнительного образования сформирована информационная структура Министерства образования Свердловской области. Министерство образования основное внимание уделяет программно-методическому (25,7%) и нормативно-правовому (20,8%) обеспечению образовательного процесса.
По сравнению с городскими и районными органами управления образованием Министерство образования собирает больше информации о детях и материально-техническом обеспечении образовательного учреждения.
В информационной структуре районного управления образования главным приоритетом являются формальные данные о педагогах (57,2%) и программно-методическое обеспечение образовательного процесса (19,6%), практически не уделяется внимания детям (1,5%) и материально-техническому обеспечению (1,4%), последнее свидетельствует о том, что образовательное учреждение функционирует в режиме "выживания".
В информационной структуре городского управления образования преобладает формальная информация о педагогах (70,5%), об организационно-содержательном (9,4) и нормативно-правовом (7%) обеспечении образовательного процесса.
При сравнении выраженных в символах объемов информации, запрашиваемых органами управления образования разных уровней, становится очевидным, что город собирает информации о педагогах больше, чем район, область уделяет внимания нормативно-правовому и программно-методическому обеспечению больше, чем район и город, объемы информации, запрашиваемые областью об образовательном процессе, детях и материально-техническом обеспечении больше, чем районом и городом.
Эти данные характеризуют приоритеты органов управления образования при формировании образовательной политики, а их несовпадение на разных уровнях проявляется в несогласованности действий на практике, в напряженности отношений между органами управления образования"[2].
По результатам исследований объем полезной информации в общем объеме информации составляет не более 50%, именно на ее основании и осуществляется управление учреждением. Следовательно, необходимо стремиться к ее увеличению, что приведет к повышению качества управления.
На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы. Одним из путей оптимизации управленческой деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе является организация эффективного документооборота в учреждении. Для этого необходимо:
Определение информационных потоков, стандартов на создание, оформление, передачу и хранение управленческой информации.
Определение требований к регламентирующим документам: виды, данные, исполнители, формат представления.
1.3 Требования, предъявляемые к информации
Рассматривая документацию, необходимо определить требования к управленческой информации, на основании этих требований определить какую первичную информацию (данные) будем собирать, чтобы получить, в конечном итоге, необходимую нам информацию о системе.
Требования:
полнота - о всех элементах системы и их связях, возможность составления установленных форм отчетности и заполнения предписанных аналитических материалов, возможность составления стратегических прогнозов развития Центра;
точность - соответствие способов, технологий получения и содержания информации;
своевременность - установление сроков сбора, обработки и представления информации;
достоверность - фиксируемые данные соответствуют действительности, возможность получения информации, соответствующей реальному состоянию дел;
проверяемость - возможность проверить достоверность информации либо в процессе ее получения, либо по документам;
одноразовый ввод информации;
открытость - доступность информации для всех субъектов образовательного процесса;
достаточность - отсутствие избыточной информации;
необходимость - использование в управлении образовательной системой;
валидность - обоснованность и адекватность исследовательских инструментов (методик получения информации ее содержанию).
На основании собранной информации проводится анализ внешней и внутренней среды учреждения дополнительного образования. Анализируются в динамике развития следующие аспекты деятельности:
соответствие хода учебно-воспитательного процесса учебным планам, приказам, инструкциям и т.д.;
выявление успехов, достигнутых педагогами, с целью их трансляции в коллективе;
выявление недостатков с целью их ликвидации и предупреждения;
изучение психологического климата во взрослом и детских коллективах;
удовлетворенность всех субъектов образовательного процесса.
Скачать реферат