Информационное и техническое обеспечение менеджмента в организации, их роль и значение в процессе управления

На диаграмме (см. приложение А лист2) отображена укрупненная модель основных бизнес-процессов компании. Соответственно вся деятельность компании разбита на 7 осиновых процессов: процесс управления компанией, процесс маркетинга и планирования, процесс закупки товара, процесс реализации товара, процесс управления деньгами и товаром, процесс развития сети и процесс управления персоналом. Процессы

управления персоналом, развития сети, закупки товара, маркетинга и планирования являются вспомогательными бизнес-процессами.

Процессы реализации товара, а также процессы управления деньгами и товаром, как и процесс управления всей компанией можно считать ключевыми. Так как они, а в первую очередь процесс реализации товара, являются средством достижения целей организации.

Остановимся на этих процессах поподробнее. Разобьем их методом декомпозиции на ряд составляющих бизнес-процессов.

На диаграмме А1 отображена декомпозиция процесса управления компании. Как видим этот процесс состоит из 4 подпроцессов, таких как стратегическое и оперативное управление, а также двух вспомогательных процессов информационного обеспечения и финансового контроля.

Эти вспомогательные процессы обеспечивают процессы оперативного и стратегического управления аналитической и финансовой информацией. Механизмом для создания этой информации соответственно являются подразделение информационных технологий (IT служба) и финансовая служба компании.

На основе анализа этой информации, а также анализа условий внешней и внутренней среды фирмы, процессы оперативного и стратегического управления формируют потоки управленческой информации стратегического и оперативного характера, которая используются для управления деятельностью всех подразделений фирмы в оперативном и долгосрочном разрезах. Процессы оперативного и стратегического управления это прерогатива топ менеджмента компании, в данном случае учредителей (директоров).

Процесс реализации товара диаграмма А4 не представляет никакой сложности для анализа, но вместе с тем он является единственным средством для извлечения прибыли. На что стоило бы обратить внимание, это на поддержание качественных показателей этого процесса, для этого существует вспомогательный процесс контроль стандарта качества обслуживания, который осуществляется путем проведения внешних проверок (в том числе и скрытых), а также полномочиями управляющего персонала торгового объекта, как правило, это директор или администратор магазина.

Следующий бизнес процесс который мы рассмотрим детально это процесс управления деньгами и товаром. Этот процесс обеспечивает контроль поступления и расходования денежных средств, а также приход и продажа товара.

Для осуществления этих функция выделено 4 процесса.

Первый – это сбор выручки. Процесс на основе данных кассовых отчетов и поступивших в кассы или на расчетные счета организации денежных средств создает материальные потоки финансовых средств идущих на финансирование деятельности фирмы (стрелка «деньги»), а также на получение прибыли владельцами бизнеса (стрелка «прибыль»).

Поток «Деньги» помимо выхода за рамки данного процесса управления идет также на осуществление взаиморасчетов между организацией (в рамках данного бизнес процесса) и поставщиками, арендодателями, трудовым коллективом, оплату налоговых сборов, и на другие расходные статьи.

Для осуществления контроля над всеми финансовыми операциями, а также для регистрации всей первичной документации введен процесс бухгалтерского учета, который формирует поток финансовой и налоговой отчетности.

Процесс управленческого учета служит целям контроля и распределения и перераспределения товарных остатков между торговыми объектами.

В итоге, используя процессный подход мы без особого труда составили для себя ясную картину ключевых моментов функционирования нашей торгово-розничной сети. Для большей детализации бизнес-процессов требуется кропотливый труд целой команды аналитиков.

2.4 Анализ и оценка существующей информационной системы предприятия

Требования рынка и внешней среды компании диктуют необходимость дальнейшего развития, а также наращивания темпов и масштаба этого развития. При своем развитии компания встречает ряд проблем. Одной из основных проблем это не достаточность собственных и средств на воплощение грандиозных планов развития в жизнь, поэтому приходится привлекать заемные средства, в виде банковских кредитов.

Но это еще полбеды. Развитие за счет части заемных средств является нормальной ситуацией во всех странах с развитой рыночной экономикой, и Российская Федерация в этом плане не исключение.

Проблема также в том, что чем сеть больше, тем ей сложнее управлять. Для адекватного оперативного управления, для анализа необходимости и размеров привлечения заемных денежных средств, а также для выстраивания средне и долгосрочных стратегических планов развития, требуется совершенствование системы информационного обеспечения управлением. Без развития информационной системы, даже при наличии достаточных финансовых средств затруднительно эффективно управлять сетью.

В частности, в обязательном порядке, необходимо решить задачи эффективного распределения закупленного товарного ассортимента по торговым объектам, задачи оперативного сбора и анализа маркетинговой информации, а также задачи по полной автоматизации торговых объектов.

Для определения структуры информационной системы предприятия мной было произведено исследование документооборота, между ключевыми бизнес-процессами, с применением CASE средства моделирования BPWIN. Что привело к созданию диаграммы IDEF0 (см Приложение Б). Получилась так называемая модель представление «как есть» («As Is»).

Даже беглого взгляда на эту модель достаточно, чтобы увидеть недостатки такой организации документооборота.

Первое что бросается в глаза это «независимость» задач бухгалтерского учета от остальных блоков информационной системы. В данной системе роль бухгалтерского учета сводится только к регистрации первичных документов и подготовки документов для фискальных органов.

Второй момент, это что большинство стрелок (документы) представляют собой информационные потоки на бумажных носителях, в виде рукописных отчетов, факсимильных сообщений. Даже если это электронные файлы, то они не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа, и не позволяют без дополнительной обработки извлечь необходимую информацию, в необходимом разрезе.

Данные факты говорят о том, что данная система электронного документооборота (СЭД) тяготеет к так называемым «Традиционным» СЭД, которые автоматизируют только узкую сферу «канцелярского» документооборота [12], такие системы еще называют «канцелярские» СЭД. Такая «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если нам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет.

 Скачать реферат