Методы исследования систем управления
1.3 Информационная составляющая системы управления
Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно, собственно, промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и произв
одит информацию. Это могут быть:
– данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
– документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;
– устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.
Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий. Он может:
1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию, о полученной выручке и выполненной работе);
2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией, о закупках в информацию, о товарно-материальных запасах);
3) накапливать информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).
Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений. Это могут быть решения:
а) местного и оперативного характера – такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен;
б) долгосрочного, стратегического характера – решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом из нее.
Таким образом, аппарат управления – это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения [1. с. 241–247].
Руководство предприятий должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть большим объем информации (например, больше писем или технически инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности – это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий). Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики. Один из типичных вариантов таких оценок, основанных на материалах крупномасштабных обследований, приводится в табл. 1.
Таблица 1. Интерес руководителей к деловой информации
№ |
Деловая информация |
№ |
Деловая информация |
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 |
Надежность деловых партнеров Источники деловой информации Цены, ценообразование Хозяйственные договоры и споры, арбитраж Банки Инвестиционные компании Внешнеэкономическая деятельность Состояние кредитного рынка Состояние фондового рынка, рынка ценных бумаг Предприятия, фирмы (адреса, показатели работы) Состояние рынка недвижимости Коммерческие предложения Законодательство |
13 14 15 16 17 18 19 20 21 |
Состояние товарного рынка, рынка услуг Иностранное участие в российской экономике Выставки и ярмарки Предпринимательские объединения, ассоциации Результаты маркетинговых исследований Причины преобразований, санации, ликвидации фирм Рекламные агентства Аудиторские фирмы Страховые компании, пенсионные фонды |
Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компании, разрабатывают новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена на рис. 1.
Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банка данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек – ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).
Система управления документами | ||||
Экспертные системы и системы принятия решений |
Средства распознавания текста | |||
Бухгалтерский учет |
Интегрированная корпоративная база данных |
Средства работы с графическими образами документов | ||
Финансовый анализ |
Информационная система |
Средства описания и анализ | ||
Система поддержки клиентов |
Текстовые процессоры, электронные таблицы | |||
Управление проектами |
Машинная графика, интегрированные пакеты | |||
Справочные системы | ||||
Коммуникационные пакеты | ||||
Выход на финалы и внешние организации |