Эффективное использование рабочего времени в организации
10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?
А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку;
Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком;
В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует памя
ть. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня;
Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения;
11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?
А. Прихожу раньше на 5-7 минут;
Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания;
В. Как правило, опаздываю;
Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя;
Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать;
12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?
А. Считаю, что своевременность – это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя;
Б. Своевременность выполнения – это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания;
В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок;
Г. Своевременно выполнить задание или поручение – это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается;
13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?
А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное;
Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное;
В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню – хорошо, если не выполню – тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний;
Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.
Методика, разработанная Зайвертом Л.
Шкала наблюдения "Анализ видов деятельности и расхода времени" в отделе организации деятельности Совета
|
№ |
Вид деятельности, занятий |
Интервал времени (от - до) |
Продолжительность (мин.) |
А |
Б |
В |
Г |
Листок наблюдения "дневных помех"
|
№ |
Помехи. Интервал времени (от - до) |
Продолжительность (мин.) |
Телефонный разговор или посетитель |
Кто? |
Пометки, например причины помех |
Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1.Нечеткая постановка цели.
2.Отсутствие приоритета в делах.
3.Попытка слишком много сделать за один раз.
4.Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.
5.Плохое планирование трудового дня.
6.Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7.Чрезмерное чтение.
8.Скверная система досье.
9.Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10.Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11.Недостатки кооперации или разделения труда.
12.Отрывающие от дел телефонные звонки.
13.Незапланированные посетители.
14.Неспособность сказать "нет".
15.Неполная, запоздалая информация.
16.Отсутствие самодисциплины.
17.Неумение довести дело до конца.
18.Отвлечение (шум).
19.Затяжные совещания.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22.Болтовня на частные темы.
23.Излишняя коммуникабельность.
24.Чрезмерность деловых записей.
25.Синдром "откладывания".
26.Желание знать все факты.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28.Спешка, нетерпение.
29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Проанализируйте в тезисном порядке Ваши "поглотители" времени и найдите способы их устранить, затем заполните таблицу:
|
"Поглотители" времени |
Возможные причины потерь времени |
Меры по устранению |
Немного о Вас:
1. Ваш пол:
а) мужской;
б) женский.
2. Возраст:
а) до 25 лет;
б) 25 – 29 лет;
в) 30 – 35 лет;
г) 36 – 40 лет;
д) 40 – 50 лет;
е) 51 и старше.
3. Занимая должность в организации _.
Приложение В
Матрица ответов
Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".
1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?
а) да - 7;
б) иногда - 0;
в) нет - 0;
2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?
а) да - 0;
б) иногда - 4;
в) нет - 3;
3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?
а) да - 9;
б) иногда - 1;
в) нет - 0;
4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?
а) да - 6;
б) иногда - 1;
в) нет - 0;
5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?
а) да - 7;
б) иногда - 0;
в) нет - 0;
6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?
а) да - 4;
б) иногда - 0;
в) нет - 3;
7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?
а) да - 2;
б) иногда - 0;
в) нет - 5;
8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?
а) да - 6;
б) иногда - 0;
в) нет - 1;
9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?
а) да - 5;
б) иногда - 2;
в) нет - 0;
10. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?
Скачать реферат