Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

В журналах фамилия оформлена на одной строчке, а имя и отчество отдельно на каждой строчке.

8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации

С каждым днем растет темп жизни, все дороже становится цена минуты, в это же время мы теряем массу времени, пользуясь медленными традиционным письмом. Невозможно представить процесс обучения без бумаги и ручки, а сколько

времени отнимает процесс письма на уроке! Хороший конспект лекции в вузе на вес золота. В то же время черновик доклада, курсового и дипломного проектов, заметки врача, юриста, менеджера, писателя, даже домохозяйки, услышавшей новый рецепт по радио – все можно быстро, со скоростью мысли записать, если овладеть упрощенным методом письма.

Некоторые думают, что это очень трудоемкая наука, требующая больших и длительных усилий. На самом деле научиться скорописи можно за несколько месяцев, ведь для этого не нужно заучивать массу правил, основа овладения стенографией – тренировки и не только письменные. Можно "писать" мысленно в дороге, во время просмотра информационных и других телепередач, во время беседы и перед сном.

Основа предлагаемой системы – алфавит – состоит из элементов соответствующих русских рукописных букв. Целые группы сочетаний связаны с алфавитом, поэтому рука легко привыкает воспроизводить их. Сокращения приставок и окончаний тоже укорачивает начертания. В итоге слова пишутся 2-4 движениями.

Очень важное преимущество скорописи – не нужна аппаратура, источник питания, специальная подготовка к записи, достаточно иметь блокнот и ручку, и вы зафиксируете план дел на предстоящий день, месяц, год, вечером, успевая за своими мыслями, занесете пережитое в свой дневник. И не каждый сможет узнать о ваших переживаниях.

Грустно смотреть на журналистов или участников конференций, когда ни успевают записать одно слово, в то время как уже произнесена вся фраза.

Сейчас многие увлекаются разгадыванием кроссвордов, сканвордов, но ведь и чтение стенограмм создает иногда загадки. Не всегда пишущий успевает за речью, бывает, приходится и пропустить слово, и короткое стенографическое начертание оказывается искаженным. Тогда приходится погадать над смыслом записанного, чтобы или заменить пропущенное слово удачным по смыслу, или пофантазировать над искаженным, что бы это значило? Поэтому чтение стенограммы часто превращается в игру-разгадку, что сравнимо с преодолением кроссворда, или досаду, если это служебная стенограмма. Правда, теперь выручает параллельная звукозапись.

Однако записанная на пленку, предположим, лекция – это не конспект для подготовки к экзаменам. Для составления его надо опять все прослушать и переписать по частям, выбирая главное, пропуская повторы, отступления и т.д. Стенографируя, студент уже в процессе письма обрабатывает материал, пропуская все лишнее, и по этому конспекту без письменной расшифровки можно готовиться и к следующему занятию, и к сессии, и к госэкзамену. По этой же причине опытные стенографистки не любят работать по звукозаписи, используют ее как справочный материал.

В процессе обучения необходимо иметь в виду, что качество стенограмм зависит от старого соблюдения некоторых условий:

- недостаточно знать правила теории, навык письма вырабатывается только в процессе регулярных тренировок;

Стенография развивает память, внимание, грамотность, владение речью, трудолюбие и настойчивость.

В данной организации стенография применяется в следующих случаях:

1. для записей поручений руководства;

2. при записи телефонограмм.

Запись стенограмм ведется в блокноте.

После того, как текст застенографирован, я его сразу же расшифровываю.

9. Социально-психологическая компетентность секретаря

9.1 Проявление профессионально важных деловых качеств секретаря

Кроме профессиональных качеств, секретарь также должен обладать и деловыми качествами.

На своем рабочем месте я проявляю следующие деловые качества:

1. Профессионализм – знание делопроизводства и компьютера позволяет мне грамотно и аккуратно оформить различные материалы и документы.

2. Дисциплинированность – прихожу на работу за 15 минут до начала рабочего времени, никогда не опаздываю. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться, а секретарю это недопустимо. К поручениям руководителя отношусь аккуратно.

3. Инициативность – проявляю самостоятельность в пределах своей компетенции. Например, когда к руководителю пришли представители ГУВД Нижегородской области, чтобы спросить у него книгу учета сообщений за 2004 г., то я не дожидаясь указаний руководителя проявила свою инициативность и самостоятельно выдала им материал, так как он находится у меня в канцелярии и руководитель в любом случае попросил бы меня выдать им этот материал.

4. Организованность – являюсь организатором в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.

Придя на практику в отдел сразу четко спланировала свой рабочий день:

8.00 – прихожу на работу.

9.00 – получаю корреспонденцию.

10.00 – докладываю руководителю о корреспонденции.

11.00 – собираю для подписи исполненные документы.

12.00 - забираю у руководителя отработанные материалы.

13.00-14.00 – ухожу на обед.

14.00 – подшиваю документы в дела.

14.45 – привожу в порядок рабочее место.

15.00 – ухожу с работы.

5. Ответственность – мой руководитель уверен, что все поручения будут сделаны вовремя, в установленный срок. Я чувствую ответственность за порученные руководителем дела. Например, ко мне в канцелярию обратилась посетительница с просьбой передать деньги участковому инспектору, так как в этот момент его не было на рабочем месте. Я с ответственностью подошла к данной просьбе, и после прихода участкового, сразу же передала ему деньги.

6. Осведомленность – хорошо знаю дело своей организации и события происходящие в ней, а также круг обязанностей каждого отделения организации, например следственный отдел занимается выяснением и расследованием обстоятельств, связанных с преступлением; отдел уголовного розыска – раскрывает и оформляет уголовные дела; участковые выезжают по заявлениям граждан, и поэтому когда принимаю посетителя, знаю в какое отделение его направить.

7. Дипломатичность - секреты учреждения храню так же бережно, как тайны личного характера. Например, я не сплетничаю о сотрудниках своей организации, хотя в учреждении интересовались моим мнением относительно личных симпатий сотрудников. Например, руководитель дал мне напечатать секретный документ, и я держала в тайне его содержание.

8. Преданность работе – в случае необходимости я остаюсь после работы и завершаю все срочные дела. Например, под конец моего рабочего дня привезли отказные материалы, которые нужно срочно регистрировать, мне пришлось оставаться после рабочего дня до вечера.

9. Интеллигентность – проявилась у меня при приеме настырного посетителя, который срочно хотел увидеть руководителя, но в это время у начальника было оперативное совещание, и я тактично, вежливо, без отрицательных эмоций попросила посетителя прийти в другое время.

 Скачать реферат