Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

- у руководителя с 12 до 13 ч.

- у секретаря с 13 до 14 ч.

4. Оформление ОРД и документов по личному составу.

Благодаря практики во 2-ом отделе милиции получила больше опыта в оформлении следующих документов: приказов, протоколов, актов, договоров, служебных писем, выписок из приказов, справок, докладных записок и личных документов.

Как только я пришла на практику во 2-ой отдел

милиции, то начала все документы оформлять по ГОСТу Р 6.30-2003, так как там они оформлялись неправильно. Например: реквизит "Адресат" мог быть оформлен как от 11 см, так и от 12 см; инициалы в реквизите "Подпись" стояли после фамилии и т.д. И поэтому надеюсь, что после моего ухода документы будут оформляться правильно, по ГОСТу Р 6.30-2003.

5. Организация документооборота.

Организация документооборота заключалась у меня в обработке входящих, исходящих и внутренних документов, а также в регистрации документов. Особых затруднений у меня это не вызвало, так как я быстро обучаема, и сразу вникла в полученное задание. При контроле за исполнением документов ведется журнал контроля, и это очень удобно, так как сразу видишь какие документы исполнены, а какие нет. Хотела бы, чтобы на дверце шкафа была прикреплена номенклатура дел, так как этого нет. При формировании дел выполняются все правила: оформляется обложка дела и заверительная надпись. Дела при хранении дел хранятся аккуратно в шкафах, при передаче дела работнику заполняется лист-заместитель или карта-заместитель, поэтому никакое дело потеряться не может. При передаче документов на архивное хранение во 2-ом отделе милиции имеется "Акт на уничтожение документов и дел", "Форма описи постоянного и длительного сроков хранения" и "Форма внутренней описи документов дела".

6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря.

На рабочем месте я хотела бы иметь ксерокс. Он находится в другом кабинете, и для меня это неудобно, так как отксерокопировать какой-то материал меня просят многие сотрудники, а оставлять приемную без секретаря нельзя, и поэтому некоторым сотрудникам приходиться отказывать, и просить их подойти в другой день. Кроме ксерокса, также необходим факс. Факс располагается в кабинете руководителя. Но, находясь, факс у секретаря, у руководителя было бы больше времени на другую работу.

7. Ведение кадровой службы секретарем.

Кроме оформления документов, приема посетителей и телефонных звонков, я также получила опыт в работе кадровой службы. Например: ознакомилась с ведением и заполнением трудовых книжек, научилась оформлять и правильно заполнять записи в трудовой книжке, ознакомилась с формой приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а также с формой книги учета движения трудовых книжке и вкладышей в них. Научилась оформлять пенсионные документы, узнала какие документы необходимы работнику для назначении пенсии. Ознакомилась с личными делами и личными карточками работников, а также с документами, которые входят в личное дело. Научилась оформлять журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных, а также журнал проверки состояния учета и бронирования граждан.

8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации. При помощи стенографии я быстро стенографировала поручения руководства и телефонограммы. Также хотела бы, чтобы стенографию знал каждый работник, так как она очень полезна в работе, потому что за 1 минуты работник успевал бы записывать не 15 слов в минуту, а 60-65 слов.

9. Социально-психологическая компетентность секретаря.

С сотрудниками наладила дружелюбные отношения, со всеми разговаривала приветливо, с улыбкой. Все поручения выполняла быстро, аккуратно. Жалоб от сотрудников не получала. В коллективе пользовалась уважением. Внешне была всегда аккуратна. Руководитель относился ко мне, как к профессиональному работнику. Отсюда могу сделать вывод, что я секретарь-профессионал.

Список используемой литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. – Ростов-на-Дону: 2000.

2. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: 2002.

3. Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: 1998.

4. Воробьев Н.И., Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьюторе. – М.: 1998.

5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – М: 2003.

 Скачать реферат