Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
1. Входящие – поступающие из других организаций.
2. Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.
3. Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.
Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.
Для регистра
ции входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.
Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.
Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.
Журнал регистрации входящих документов
|
Входящий № документа |
Номер и дата документа |
Автор (от кого) |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполнитель и дата исполнения |
Подпись исполнителя и дата |
Отметка об исполнении |
|
1234 |
№ 41/453 от 12.05.2005 |
Народный суд |
Приговор на подсудимого Шиляева А.В. |
Леухин В.Н. |
Леухин 22.05.2005 |
Исполнено |
Журнал регистрации исходящих документов
|
Индекс и дата документа |
Адресат (кому) |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполнитель |
Отметка об исполнении |
|
1152 |
Прокуратура Автозаводского РУВД |
Отказной материал КУС 2276/7618 от 21.04.2005 |
Баев А.О. |
Исполнено |
Журнал регистрации внутренних документов
|
Индекс и дата документа |
Кто подписал |
Краткое содержание документа |
Исполнитель (кому поручен документ) |
Подпись исполнителя |
Подпись автора документа |
Отметка об исполнении |
|
1305 17.05.2005 |
Самойлова Н.М. |
Поручение по уголовному делу № 112654 |
Алехин А.В. |
Алехин |
Самойлова |
Исполнено |
5.3 Контроль за исполнением документов
Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.
Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.
Контрольная картотека не ведется.
Порядок выполнения контроля за исполнением документа:
1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.
2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.
3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.
4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.
Журнал контроля за исполнением документов
|
Входящий номер |
Номер уголовного дела |
Фамилия следователя |
Фамилия исполнителя |
Подпись исполнителя в получении документа |
Подпись следователя |
Отметка об исполнении |
5.4 Номенклатура дел организации
Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.
В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.
Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.
Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.
Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:
Скачать реферат