Требования к оформлению деловой корреспонденции

Правильно: полученный результат тождественен предыдущему.

III. Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Все количественные числительные склоняются, изменяются все части сложных и составных числительных:

Например: шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями.

Формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:

И. три четыре пять сорок дев

яносто сто

Р. Трех четырех пяти сорока девяноста ста

Д. трем четырем пяти сорока девяноста ста

В. Три четыре пять сорок девяносто сто

(трех)(четырех)

Тв. тремя четырьмя пятью сорока девяноста ста

Пр. (о) трех четырех пяти сорока девяноста ста

И. двести тысяча полтора(-ы)

Р.двухсот тысячи полутора

Д. двумстам тысяче полутора

В. Двести тысячу полтора(-ы)

Тв. двумястами тысячей полутора

(тысячью)

Пр. (о) двухстах тысяче полутора

Лексические ошибки.

I. Неправильное использование слов и терминов. Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

II. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают слова, за которыми уже закреплен русский эквивалент.

Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

III. Плеоназмы. Это частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание. Одной из причин плеоназмов является неправильное употребление иностранных слов.

Например: памятный сувенир, передовой авангард, совместное сотрудничество, промышленная индустрия, потерпеть полное фиаско.

IV. Тавтология. Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

Например: польза от использования; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется.

V. Слова-паронимы. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу.

Например: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить; проводить – производить; отплатить – заплатить.

Например: командированный специалист; командировочное удостоверение.

Глагол «представить» имеет значение «предъявить», «сообщить», познакомить с кем-либо, а «предоставить» – отдать в чье-либо распоряжение, пользование; дать право, возможность сделать, осуществить что-либо.

Например: представить документы; представить коллективу нового сотрудника.

Например: предоставить транспортные средства; предоставить отпуск.

VI. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимы – это слова с одинаковым или близким значением: возвести - построить. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх.

Например: построить дом, завод; возвести здание, стены.

Неправильно: возвести сарай, баню, квартиру.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.

Стилистические ошибки.

I. Искусственное удлинение речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Например: мы должны просить Вас освободить нас от обязанностей послать Вам предложение.

II. Употребление архаизмов. К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение в деловой переписке, следует отнести слово «каковой» вместо «который»; «вышепоименованный» вместо «указанный выше»; «на предмет» вместо «для».

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, разрыв бумаги, документов и т.д. Сокращение ошибок и описок может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.

3. Могут ли документы содержать более четырех адресатов? Допускается ли применение дополнительных листков к документам для резолюции? На скольких листках выпускается приказ и другие распорядительные документы?

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается; каждый экземпляр должен подписываться. При направлении письма более чем в четыре адресата составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно в именительном падеже. Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, то адресат оформляют в дательном падеже.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюций месте допускается их написание на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей. При отсутствии на документе места допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.

Приказ оформляется на бланке формата А4. Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые делаются ссылки в приказе. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Распоряжение и указание оформляется на общем бланке организации формата А4.

ОАО «Судостроительный завод»

ПРИКАЗ

20.09.2006 №22-к

г. Минск

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЛЕБЕДЕВУ Валентину Ивановну на должность секретаря-машинистки с 21.09.2006 с месячным испытательным сроком с окладом 540 000 (пятьсот сорок тысяч) белорусских рублей в месяц.

Основание: заявление Лебедевой В.И. от 20.09.2006.

2. УВОЛИТЬ:

СЕДОВА Владимира Петровича 21.09.2006 с должности заведующего отделом сбыта по собственному желанию, в связи с уходом на пенсию, в соответствии со ст. 40 ТК РБ.

Основание: заявление Седова В.П. от 20.06.2006.

 Скачать реферат