Базы данных в Excel

Для такой БД можно составить сводную таблицу стипендий или среднего балла по каждому предмету и по всем экзаменам для каждой группы отдельно. Последовательность действий при создании сводной таблицы должна быть следующей:

Ø Выполнить команды Данные ––Сводная таблица .

Ø В первом диалоговом окне « Мастер сводных таблиц – шаг 1 из 4 » установить

переключатель в положение, определяющее, где находятся данные для сводной таблицы: в нашем случае следует щелкнуть на первом положении переключателя « В списке или базе данных Microsoft Excel ».

Ø Нажать кнопку Далее, в результате чего появится второе диалоговое окно «Мастер сводных таблиц- шаг 2 из 4».

Ø В поле «Диапазон» указать, в каком диапазоне находятся исходные данные для сводной таблицы ( в нашем случае это $A$1:$K$16 ) и нажать кнопку Далее.

Ø В третьем диалоговом окне «Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 4» необходимо указать структуру сводной таблицы, т.е. определить, данные какого поля должны использоваться в качестве заголовков строк и каких – в качестве заголовков столбцов, для чего перетащить их названия , представленные в окне в виде кнопок, в соответствующие области «Строка» ( в нашем случае –«Группа» ) и «Столбец» (в нашем случае – ничего ).

Ø В этом же диалоговом окне в область «Данные» перетащить название поля (или полей ), данные которого подлежат обработке ( в нашем случае – «Стипендия» или «Средний балл» или названия всех предметов для определения среднего балла по каждому экзамену).

Ø Задать правило, по которому должна осуществляться обработка, щелкнув дважды по кнопке, перемещенной в область «Данные» , и выбрав в появившемся диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы» нужную операцию ( для примера о стипендии – «Сумма», в других примерах – «Среднее» ), в результате чего в поле «Имя» появятся названия операции и поля, по которому она будет выполняться.

Ø В диалоговом окне « Мастер сводных таблиц – шаг 4 из 4 » нужно задать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы:

§ в поле окна «Поместить таблицу в» указать адрес левой верхней ячейки таблицы на текущем листе или оставить поле пустым , чтобы таблица разместилась в начале нового рабочего листа;

§ указать название сводной таблицы в поле «Название таблицы»;

§ установить флажки «Общие итоги по столбцам» и «Общие итоги по строкам», если нужно ;

§ для создания дополнительной копии данных установить флажок «Сохранить данные с макетом таблицы»;

§ установить флажок «Автоматически форматировать таблицу» для использования средств автоформата Excel.

Ø Для вывода сводной таблицы на экран после этого щелкнуть на кнопке Готово.

Для детализации данных сводной таблицы необходимо дважды щелкнуть на названии поля и в открывшемся диалоговом окне «Показать детали» указать , по какому полю необходимо выполнить детализацию.

В приведенной сводной таблице выполнена детализация по полю «Группа 221» и по полю «Группа 223», по остальным группам детализация не задавалась.

Следующая сводная таблица дает возможность проанализировать результаты экзаменов по каждому предмету и сравнить успехи групп , детализация здесь не выполнялась, но при необходимости это может быть сделано.

В Excel 2000 Мастер сводных таблиц предлагает выполнение тех же действий по созданию сводных таблиц , но только с помощью трех диалоговых окон. Создание структуры и задание параметров сводной таблицы выполняется после нажатия кнопок Макет и Параметры в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 3».

Excel предоставляет возможность подвести промежуточные и окончательные итоги по полям БД, вставив необходимые строки для подсчитанных сумм . Кроме того, Excel может отображать БД в режиме структуры, что позволяет выводить на экран только промежуточные итоги.

Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий:

 Скачать реферат