Базы данных в Excel

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

1.1 Как создать базу данных.

1.2 Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

1.3 Обработка данных в БД.

1.4 Обмен данными.

2.1 Проектирование базы данных.

2.1.1 Структура базы данных

2.1.2 Определение формул для вычисляемой части базы данных.

2.2 Создание базы данных.

2.2.1 Создание заголовка

таблицы и первой строки.

2.2 Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

2.3 Ведение базы данных

2.3.1 Редактирование полей.

2.2 Редактирование записей

2.4 Начальная обработка данных.

2.4.1 Добавление суммы по столбцам

2.4.2 Добавление суммирования по критерию.

2.5 Сортировка базы данных.

2.5.1 Простая сортировка по полю.

2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

2.6 Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

2.6.1 Добавление промежуточных итогов.

2.6.2 Работа со структурой

2.7 Анализ информации, содержащейся в базе данных.

2.7.1 Вычисление статистических характеристик

2.7.2 Работа с функциями из раздела Базы данных

2.8 Выборочное использование данных

2.8.1 Пользовательский автофильтр.

2.8.2 Расширенный фильтр.

2.9 Графическое представление данных.

ВВЕДЕНИЕ

Термин электронные таблицы можно определить как "программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк и столбцов" таблицы.

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

1.1 Как создать базу данных

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

ÿ Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

ÿ Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

ÿ Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

ÿ Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.

 Скачать реферат