Экспертиза ценности документов

Рассмотрим важнейшие критерии.

1; Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и други

х отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда и других лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

2. Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение {например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один — пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: периоды Отечественной войны 1812 г., первой русской революции 1905 — 1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно.

 Скачать реферат