Экспертиза ценности документов

разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;

определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;

определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;

рассматривает предложения об изменении в отдельн

ых случаях сроков ведомственного' хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;

разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов);

выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.

ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.

Многие вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

Объединение усилий специалистов отрасли, историков и архивистов создает условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ.

5. Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.

В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а также два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.).

Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.

Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая документация.

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов.

Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями.

Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по применению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.

 Скачать реферат