Экспертиза ценности документов

экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения.

Полномочия и порядок деятельности указанных ЭПК определяются положениями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих примерных положений, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти

в сфере архивного дела.

Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук утверждают указанные описи самостоятельно.

Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1). Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.2. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11).

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию)и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дело оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес макулатуры.

6. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы в учреждениях

Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.

Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля.

Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.

Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение.

Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

трехгодичного — законченные делопроизводством в 1989 г.;

пятилетнего — законченные делопроизводством в 1987 г.;

десятилетнего — законченные делопроизводством в 1982 г.

Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы).

 Скачать реферат