Экспертиза ценности документов

Пост.

10 лет

Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 — пост., в гр. 4 — прочерк. Таких статей в перечне немало.

В ряде случаев дифференциация сроков хранения пр

оизводится не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например:

5. Заключения на законопроекты проекты постановлений:

а) по месту разработки проекта

б) в других учреждениях

Пост.

3 года

3 года

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться размноженные документы.

39. Утвержденные штатные расписания и документы об их изменении

Пост.1

10 лет

Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянного хранения:

4. Постановления, решения и распоряжения местных Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановлений, решений, распоряжений:

а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года

б) в других учреждениях 5 лет 5 лет

Ряд статей предусматривает сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:

154. Перфорационные карты

155. Контрольные табуляграммы

До минования надобности

В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учреждения. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение. Например:

414.Акты и отчеты об авариях, аварий- 10летЭПК10 лет

Почему эта статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенклатуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукции на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают катастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось установить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут служить материалом для исследования, и не только исторического — через много лет могут обнаружиться новые факты и документы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее.

Другая группа документов по этому же вопросу:

419.Акты и протоколы расследований несчастных случаев

45 лет

ЭПК

45 лет

Здесь опять отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеих группах учреждений. Почему? Отметка ЭПК здесь применяется на основании тех же условий, что и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, что это касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом длительности трудового периода жизни человека. В данном случае это может оказаться необходимым для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.

Фрагмент одного из основных законов, регламентирующих архивное дело:

Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 18 января 2007 г. N 19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,

УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ,

МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ

РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и

2. использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

3. документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях

4. Российской академии наук.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра

6. Д.М. Амунца.

Порядок экспертизы ценности документов

4.3. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение).

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

4.3.1. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 настоящих Правил.

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев,

 Скачать реферат