Барьеры на пути управления информацией

Информация (от лат. informatio — «сведения, разъяснения») — это «сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают степень неопределенности, неполноты знаний о них. Это сведения, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями, выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанных на материальном носителе. Эти сведения можно

воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических, вычислительных средств и т.д.)» [1]. Из данного определения следует, что не любой набор чисел, звуков или образов представляет собой информацию. Так, степень неопределенности не уменьшится, если мы возьмем таблицу чисел и попытаемся с ее помощью получить полезные сведения. Принято считать, что информация является второй ступенью в нашем постижении окружающего мира. Всего таких ступеней пять.

1. Данные — необработанные, неструктурированные сведения. Это первая ступень, которая позволяет двигаться дальше по пути постижения действительности. Данные могут быть представлены в различных формах (текстовой, табличной, звуковой, визуальной). Чаще всего это описание фактов (например, идет снег). Данные существуют независимо от чьей-либо потребности в анализе.

2. Информация — обработанные, осмысленные данные. Информация может быть сохранена и извлечена из систем хранения. Она позволяет ответить на вопросы: кто, что, где, когда? С помощью информации можно связывать факты друг с другом, устанавливать причинно-следственные связи. Так, таблица умножения представляет собой информацию о произведении чисел от одного до десяти.

3. Знание — организованная особым образом информация, позволяющая получать новую информацию на основе существующей. Знания помогают найти ответ на вопрос «Как?» Они позволяют соединить несколько разрозненных фрагментов информации и вывести общие закономерности. Ученик запоминает сведения и приобретает знания — он получает возможность ответить на определенные вопросы на основе логических правил. Выучив соответствующие правила (например, таблицу умножения), он приобретает знания (как умножить одно число на другое).

4. Понимание — знания, которые позволяют создавать новые знания на базе приобретенных ранее. Это ответ на вопрос «Почему?» Знание и понимание различаются так же, как заучивание и изучение. Например, современные аналитические системы позволяют формировать новые знания вероятностного характера на основе имеющихся данных, информации и других знаний. Мы не случайно привели данный пример: по нашему твердому убеждению, программный алгоритм, так же как и техническое задание, на основе которого он создается, заключает в себе понимание объекта автоматизации. Это означает, что если у вас нет понимания предмета, то вам рано его автоматизировать.

5. Мудрость — это глубокое понимание взаимосвязи фундаментальных принципов всего происходящего (например, круговорот воды в природе: идет дождь, выпавшие осадки испаряются, происходит циркуляция воздуха, температура изменяется, снова идет дождь и т.д.). Мудрость помогает не только анализировать прошлое и настоящее, но и заглянуть в будущее. Данный уровень познания позволяет использовать ресурсы всех других уровней для формирования совершенно нового понимания.

На практике данные пять ступеней (как вместе, так и по отдельности) часто называют одним словом — «информация», не задумываясь, какая именно ступень имелась в виду. Информация представляет собой «скоропортящийся продукт»: для разных людей в разных ситуациях одна и та же информация может быть новой или устаревшей, актуальной или неактуальной, полезной или бесполезной.

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ИНФОРМАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЮ?

Зачем же нужна информация? Об этом лучше всего говорят законы Спенсера:

1) каждый может принять правильное решение, располагая достаточной информацией;

2) хороший руководитель способен принять решение, располагая недостаточной информацией;

3) идеальный руководитель может принять решение, не зная абсолютно ничего.

Увы, идеальных руководителей не так много, поэтому значение информации трудно переоценить. Ведь именно от ее наличия зависит принятие верных решений, а значит, и само существование компании. Это касается стратегии и тактики, каждого отдельного сотрудника и организации в целом.

Стратегическая деятельность: принятие решений

􀁑 Индивидуальные решения. Любой руководитель, не страдающий манией величия, даже если он не знаком с законами Спенсера, изо всех сил пытается получить как можно больше информации как о собственном предприятии, так и о партнерах, конкурентах, поставщиках. Кто-то может возразить, что большинство решений, в частности управленческих, принимается на основе интуиции. Думаем, речь опять идет об идеальных руководителях, обладающих превосходной интуицией. Но даже самой мощной интуиции необходимы полезные сведения, чтобы она начала работать в полную силу.

􀁑 Коллективные решения. Значение информации многократно возрастает, когда речь идет не об индивидуальном, а о коллективном решении. Именно информация служит основой взаимодействия людей, именно она — связующая сила любой организации, признаете вы это или нет. А если в обмене информацией происходит сбой, то получается вавилонское столпотворение. Именно поэтому большинство разумных предприятий серьезно озабочены построением информационных каналов. Это и порталы, и базы знаний, и регулярные рассылки по электронной почте, и корпоративные мероприятия, в частности тренинги. На наш взгляд, пока не уделяется достаточно внимания визуальным эффектам. Старая добрая поговорка: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», к сожалению, подзабыта.

Оперативная деятельность

Практически любой современный бизнеспроцесс сопровождается передачей информации либо в автоматическом, либо в полуавтоматическом, либо в ручном режиме. Вряд ли кто-то будет это отрицать, но в реальной работе об этом часто забывают. В результате, проекты оптимизации информации реализуются в отрыве от процессов, а процессы — в отрыве от информации. Многие проблемы современных предприятий обусловлены тем, что информация, образно говоря, движется в потоке и ритме бизнес-процесса не плавно, а рывками, что, конечно, тормозит процесс. Об эффективности в такой ситуации говорить не приходится.

ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ?

Управление знаниями (Knowledge Management, KM) определяется как концепция управления, в рамках которой «разрабатываются и внедряются процессы и решения, связанные с тем, как организация приобретает знания из опыта, умений сотрудников и других источников, включая внешние, и использует накопленный интеллектуальный потенциал для повышения эффективности, результативности и адаптивности деятельности организации» [2]. Концепция КМ реализуется в системе управления знаниями (СУЗ), которая, в свою очередь, представляет собой совокупность организационных процедур, организационных подразделений (служб управления знаниями) и компьютерных технологий, которые обеспечивают интеграцию разнородных источников знаний и их коллективное использование в деятельности компании.

 Скачать реферат