Совершенствование документирования управленческой деятельности

Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно–теоретического и конкретно–исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономически

й расчёт.

Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений.

Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.

Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.

В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.

При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной политики и регулирования в области ДОУ как РФ, так и зарубежных стран. Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.

Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.

Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно–практической конференции «Документоведение и ДОУ».

Выводы настоящей дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ

Совершенствование — от глагола «совершенствовать» — делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [5]. М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.

Управленческая деятельность (управление) — сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].

Организация — предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].

Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ

1.2.1 Становление документирования в России

По данным археологов и лингвистов уже в X в. в Древнерусском государстве начала складываться культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.). В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; житийные записи — при срочном найме работников; полные грамоты — при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления — документы начинают проходить стадии написания (чернопись, редакция, беловик); начали использовать скрепы, печати, мосты (подписи на склейках) — так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стали использовать полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Из знаков препинания к XIV в. стали использовать точку в конце предложения.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период (XV–XVII вв.) принято называть приказным: по названию первых государственных учреждений — приказов.

 Скачать реферат