Совершенствование документирования управленческой деятельности
Итого: 710270 (руб.).
Реализация проекта пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7).
3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автомати
зации рабочих мест персонала, в обязанности которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно.
Основной производственный фонд — средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму.
Нематериальные активы — активы, не имеющие физического выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32].
Первоначальную стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29].
В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности:
- Возврат от инвестиций;
- Период возврата инвестиционных вложений;
- Рост производительности труда [30].
3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций
Для расчёта возврата от инвестиций требуется вычислить оптимальную численность работников [30] УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации:
, (1)
где — численность работников;
— время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам;
— время на обработку одного документа после автоматизации процесса, равно 10 минутам.
Нормы времени и приведены в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [52] с учётом Норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти.
(чел.)
Оптимальное количество работников равно 7,33, что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 3,5 единицы. Таким образом, в УДО должно остаться 8 человек, из которых 7 работают на полную ставку, а 1 — на 0,5 ставки. В данном случае метод наблюдения и опроса показывает, что сокращению нужно подвергнуть двух курьеров отдела приёма и отправки корреспонденции, помощника архивиста архива; уменьшить рабочую ставку одному из инспекторов отдела учёта и контроля исполнения документов.
Для расчёта возврата от инвестиций суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению [30]. Данные о размере заработной платы работников и её годовом фонде, предоставленные бухгалтерией управления финансового обеспечения аппарата Губернатора, представлены в Таблице 3.2.1.
Таблица 3.2.1
Показатели заработной платы работников
Наименование должности |
Размер заработной платы (руб.) |
Годовой фонд заработной платы (руб.) |
2008 год | ||
Курьер |
12000 |
144000 |
Помощник архивиста |
11000 |
132000 |
Инспектор (0,5 ставки) |
10500 |
126000 |
, (2)
где — годовой фонд заработной платы.
(руб.)
Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 546000 рублей.
3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений
В качестве периода возврата инвестиционных вложений вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год [30]:
, (3)
где — общая сумма инвестиций.
(лет)
Таким образом, период возврата инвестиций равен 1 году 4 месяцам.
3.2.3 Расчёт роста производительности труда
Для того чтобы рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:
(4)
Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле:
, (5)
где — фондоотдача автоматов (машины, аппараты, программы);
— автоматизированность труда.
, (6)
где — стоимость работы