Организация труда управленца
В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.
“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.
6. Информация и коммуникация.
Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.
Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой
постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.
· Рациональное чтение
Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.
Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.
 |
Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.
1) при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;
2) надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.
3) Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.
4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом
5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.
6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.
Читать можно также быстрее если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.
Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.
Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.
Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.
Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:
1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.
2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.
3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.
4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.
5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.
· Рациональное проведение совещаний.
Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени!
“самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!”
Повеску дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: “План обсуждения”.
“План обсуждения”
Тема
Дата
Время Место проведения
Документы для обсуждения
Участники
| Пункты повестки дня | Реше-я, рез-ты, мер-тия | Памятка для выпол-ния |
После совещания
Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:
а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;
б) получил ли каждый из участников повестку дня
в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;
г) была ли достигнута цель совещания;
д) сколько времени было использовано неэффективно.
|
Подраздел, отдел, подотдел |
Итоговый протокол совещания |
Дата | ||
|
Тема: |
Место проведения: Продолжительность: | |||
|
Ведущий обсуждения |
Ведущий протокол (с указанием № тел.) |
Повестка дня От . | ||
|
Участники совещания |
Привлечённые участники | |||
Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.
| Результат |
Поручение (срок испол.) | Контроль |
Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.
Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.
· Переговоры по телефону
Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.
Его можно использовать также и в качестве нового вида: “Интернет”.
С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.
Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.
· Рациональное ведение корреспонденции.
1) Подготовьте стандартные ответы;
2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
3) Не увлекайтесь размножением документов;
4) Своевременно уничтожайте архивы;
5) Доверяйте сектретарю в разборе почты;
6) Совершенствуйте документооборот;
7) Стремитесь к простой системе документооборота.
Заключение
Если подитожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:
v Время – это уникальнейший ресурс человека.
v Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.
Скачать реферат