Мотивация труда работников Управления социальной защиты населения

- обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнени

я отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

- сканирование документов;

- запись на сервер;

- классификация документов;

- передача изображений на рабочую станцию;

- поиск изображений по отдельным элементам;

- рассылка и печать.

Система оптического распознавания символов - для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

- сканирование;

- распознавание текста;

- форматирование в текстовый файл.

Система управления документами (DMS) - для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

- индексирование документов полнотекстовый поиск по ключевым словам;

- организация доступа к документу независимо от места его хранения;

- защита данных;

- организация выдачи и возврата документа;

- рассылка документа.

Система автоматизации коллективной работы над документами - для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

5.2 Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс технических средств составляют:

- компьютеры любых моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства автоматического съема информации;

- эксплуатационные материалы и др.

Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

- построить распределенные хранилища информации (базы данных);

- расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

- повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

- создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту.

5.3 Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Существует несколько сотен редакторов текстов - от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В России наиболее распространены Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

Основные функции текстовых процессоров:

- ввод и форматирование текста;

- хранение и воспроизведение;

- разметка;

- редактирование;

- верстка;

- печать;

- орфография.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы.

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

5.4 Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации

Основные отличия ГВС и ЛВС:

ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).

ГВС - общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС - специальные каналы связи.

INTERNET - новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное количествово информации на разнообразную тематику.

Страница:  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15 
 16  17  18  19  20 


Другие рефераты на тему «Менеджмент и трудовые отношения»:

Поиск рефератов

Последние рефераты раздела

Copyright © 2010-2024 - www.refsru.com - рефераты, курсовые и дипломные работы