Делопроизводство на предприятии

Заголовок дела, перенесенный на обложку в начале года из номенклатуры дел, нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (де

ло, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты), затем – автор или корреспондент (если это переписка) и далее – вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Наличие копий документов в заголовке указывается.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей.

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

Основные правила работы ведомственных архивов предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служебные ведомственные издания.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации – технической, технологической, рационализаторских предложений – на нее также составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входят:

o порядковый номер;

o индекс дела;

o заголовок дела (в том числе аннотация);

o дата;

o количество листов;

o примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа «Срок хранения дела».

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «То же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть ЭК, то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в делах структурного подразделения, второй передается в ведомственный архив вместе с делами.

В настоящее время в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предоставляет следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти персонального компьютера (ПК);

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения документов;

5) систематизация документов, формирование дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

 Скачать реферат