Делопроизводство на предприятии

Хорошая организация документооборота способствует своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потокам

и документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Электронные офисные системы

Автоматизированный офис – это совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее передачу, обработку преобразованной информации для анализа, планирования и контроля деятельности.

Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом.

Офисная система – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Задачи электронной офисной системы:

1)автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2)организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

3)осуществление эффективного поиска информации;

4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

· ввод, подготовка и редактирование документов;

· регистрация документов;

· совместная работа над документами;

· контроль исполнения документов;

· создание баз данных (хранение документов);

· прием и пересылка документов;

· систематизация документов, формирование дел;

· подготовка к хранению и архивное хранение дел.

На нашем предприятии используется офисная система автоматизации документооборота и делопроизводства «OPTIMA-Workflow».

Система «OPTIMA-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства – создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты зашиты, используются современные методы криптографической защиты и средства ЭЦП для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

документация справочный дело хранение

6. Порядок хранения документов и дел

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться еще год после окончания текущего года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф (например, дела за 2007 г. должны обрабатываться в 2009 г.).

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

• первый этап определения ценности документов – составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов;

• второй этап – проведение экспертизы ценности самих документов через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке их к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

• третий этап – уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством ЭК, действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений, Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль; в ее состав также входят заведующий канцелярией, ведомственным архивом и руководитель бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Членом ЦЭК становится также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию, возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3–5 человек.

Основные задачи ЭК:

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

• организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

 Скачать реферат