Использование программы Outlook Express для работы с электронной почтой

§ выделить нужную дату;

§ на Панели расписания сделать двойной щелчок в нужной строке → появится диалоговое окно «Без имени — встреча» → в поле Тема вводится имя человека, цель переговоров и т.д. → в поле Место ввести место встречи → заполнить поля Начало и Конец → поставить в пункте Оповещение, в

окне правее — за сколько минут. Для звукового оповещения щелкнуть кнопку с громкоговорителем → в окне «Состояние» выбрать способ отображения в календаре времени встречи: Свободен, Под вопросом (может не появиться на встрече), Занят, Нет на работе (вне досягаемости в это время) → в большое поле внизу ввести текст описания встречи (комментарий, какие материалы взять с собой, файл и т.д.) → под кнопкой Категории присвоить категорию встречи → сверху щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Если необходимо регулярно проводить собрания, встречи, готовить месячные отчеты или получать напоминания о днях рождения, то в Календарь нужно ввести информацию о повторяющейся встрече. Для этого:

§ находясь в поле Календарь выбрать в меню Календарь → Создать повторяющеюся встречу. Появится диалоговое окно «Повторение встречи»;

§ в секции Время указать: Начало, Конец, Длительность;

§ в секции Шаблон повторения указать частоту повторений: Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно. Указать в какой день;

§ в секции Пределы повторения задать Начало (выбирается дата) Нет конечной даты (если повторяющиеся встречи не ограничены датой) Всего копий (правее указать число встреч) Дата окончания (ограничивает количество повторяющихся встреч);

§ щелкнуть OK, чтобы закрыть окно «Повторение встречи»;

§ в появившемся окне «Встреча» ввести необходимые сведения.

Чтобы запланировать события, длящихся не менее 24 часов, нужно проделать следующее: в меню выбрать Календарь → Создать событие. В появившемся диалоговом окне «Событие», аналогичному окну «Встреча», заполнить поля Тема, Место, Начало, Конец. Можно выбрать пункт Целый день. Затем щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

2.2 Организация собрания

В MS Outlook собрание — это встреча, на которую пользователь приглашает участников и выделяет ресурсы. Участники — люди, участвующие в собрании; ресурсы — оборудование, которое используется на собрании, например, компьютер, проектор слайдов и др. С помощью Outlook можно спланировать время и дату собрания, определить тему и место его проведения и пригласить участников.

Для планирования собрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь → Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени — Событие». На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строке Введите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласить других, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать дату начала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и конца собрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащить зеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).

После планирования собрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения на него, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча. Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. При необходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение, внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.

Для приглашения на собрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласить других, появится окно «Выбор участников и ресурсов». В строке Источник адресов выбрать Адресная книга Outlook → Контакты. Щелкнуть кнопку Создать и задать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можно выбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный, чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.

Все сведения, внесенные в Календарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть на нужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.

2.3 Создание списка Контакты

При использовании Адресной книги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MS Outlook — это человек или организация, о которых ввели данные: имя, адрес, телефон и др.

Создание нового контакта. Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая. Выбрать в меню Контакты → Создать контакт → в диалоговом окне выбрать вкладку Общие → щелкнуть кнопку Полное имя… → в появившемся диалоговом окне внести данные → ОК → в вести данные в строках Организация и Должность → ввести адреса, телефоны и т.д. → кнопка Сохранить и закрыть.

Просмотр списка Контакты. По умолчанию контакты отображаются в Адресных карточках. Если карточек много, то чтобы найти нужную, щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе. Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид → Упорядочить по → Текущее представление, где выбрать: Адресные карточки, Подробные адресные карточки, Список телефонов, По категориям, По организациям, По местоположению.

Осуществление связи с контактным лицом

§ Отправка сообщений: Контакты → Создать сообщение контакту → указать адрес электронной почты → кнопка Отправить.

§ Подготовка собрания: Контакты → Назначить встречу с контактом.

§ Создание задачи для контакта: Контакты → Создать задачу для контакта.

§ Отправка письма: Контакты → Создать письмо контакту → открывается MS Word, в котором создается письмо.

2.4 Создание списка задач

Список задач — список дел, которые нужно выполнить, чтобы закончить работу, организовать собрание, событие и т.д. Создается список задач в папке «Задачи».

Создание задачи. В меню Задача → Создать задачу → в диалоговом окне ввести Тему, дату ее выполнения и другие параметры → щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Просмотр задач. Можно изменить представление задач в списке: окно Текущее представление.

Работа с задачами. При работе со списком задач можно добавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять в списке.

§ Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент, и ввести дату и тему.

§ Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.

§ Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой список щелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).

§ Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши →Удалить.

 Скачать реферат