Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа. <

p>Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможни.

Следует заметить то, что хотя автоматизированная система КПС "УКИД-Р" и помогает сотрудникам отдела ускорить их работу с документами, но она уже во многом отстает по функциональности и техническим возможностям от ныне существующих автоматизированных программ. Поэтому встает вопрос о внедрении нового программного продукта(подробнее об этом в разделе 3.2).

В ОДО помимо электронной картотеке отдельно существуют журналы регистрации факсограмм, которые ведутся только в бумажном виде.

Факсограмма - информация, переданная с бумажного носителя с помощью факсимильной связи. Журнал регистрации входящих факсограмм содержит следующие графы:

С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.

Журнал регистрации исходящих факсограмм:

Разумным будет включить только графу «дата отправления».

Для регистрации исходящих Факсограмм предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов.

Базу, которая будет образовываться при регистрации, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

В распоряжении сотрудников отдела находится информационно-поисковая система «ВЕД-ИНФО», «Консультант Плюс». Эти системы используются в таможни для поиска необходимых для работы законодательных и нормативных документов. Это является дополнительным фактором стабильности службы: обеспечивавший регулярное, необходимое и достаточный для принятия эффективных решений информационный обмен.

2.4 Организация контроля исполнения документов

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[48].

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, таможенных постов, конкретных сотрудников.[49]

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники ОДО по поручению Начальника таможни. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Сотрудниками ОДО осуществляются следующие последовательные операции:

-постановка документов на контроль;

-предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

-информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;

-снятие с контроля, направление исполненного документа в дело;

-учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДО проставляется отметка о контроле (штамп «Контроль» ).

Как уже упоминалось выше, в ОДО для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе КПС "УКИД-Р.99", в которые заносятся все данные о документе требующий исполнения.

Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных базах должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

Контроль исполнения обеспечивают:

· руководство таможни (начальник и его заместители);

· ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

· ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных. В электронные карточки баз данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и т.д.

Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

 Скачать реферат