Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Среди нормативных документов в ОДО отсутствует должностная инструкция Делопроизводителя.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является право

вой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря.[70]

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ[71],Квалификационным справочником должностей служащих[72], Типовой инструкции по делопроизводству[73], в котором регламентируется общий порядок и правила оформления должностной инструкции.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. Общие положения. Здесь устанавливаются задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования и основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность.

Проект новой должностной инструкции Делопроизводителя представлен в приложении №4

Еще одним нормативным актом требующим переработки является Положение об архиве таможни, определяющее порядок образования, структуру, основные функции и задачи, права и ответственность архива. Положение составлено в соответствии с нормами и не требует полной разработки в него просто необходимо включить пункт о взаимодействии архива с другими подразделениями, а именно:

6 Взаимосвязь с другими подразделениями

-с отделом документационного обеспечения – по вопросам документационного обеспечения управления;

-с отделом контроля – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

-с отделом кадров – по вопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условиях широкого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;

-с отделом эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Данный пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями в таможне, это не мало важно для его эффективной и успешной работы.

В целях совершенствования работы с документами в ОДО предлагается ввести ряд изменений и дополнений:

o В журнал регистрации входящих факсограмм необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.

o В журнал регистрации исходящих факсограмм - графу «дата отправления». Это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной

o С учетом того, что справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий[74], в справку о состоянии исполнения документов на определенный период необходимо добавить графу «краткое содержание документа».

o Составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год.

Ведь систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[75], Основными правилами работы ведомственных архивов[76], Типовой инструкцией по делопроизводству[77], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

На настоящий момент сотрудники отдела документационного обеспечения Костромской таможне руководствуются номенклатурой дел составленной на предыдущий год, хотя вопрос о составлении новой не «откладывают в дальний ящик». Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве отдела.

Следовательно, разработка номенклатуры дел ОДО неизбежна. При ее составлении необходимо руководствоваться положением об ОДО таможни, перспективными и текущими планами и отчетами о работе, а также самими документы, как входящими, так и созданными в процессе деятельности отдела, а так же перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел, разработанная для ОДО Костромской таможни на 2005 год, представлена в приложении №6

o при формировании положений, инструкций в дела не следует хранить старые недействительные варианты этих документов. Если они настолько важны сотруднику, он должен хранить их в отдельной папке в другом месте.

o в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, путем зачеркивания старых номеров и проставления новых, а не стирается. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а аккуратно зачеркивается и сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.

o предлагает применять бумажные папки с файлами в случае сохранности каких-либо рабочих материалов, но не документов имеющих организационное значение.

Безусловно, повышение эффективности работы ОДО может быть достигнуто за счет повышения квалификации сотрудников, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

3.2 Совершенствование автоматизированной организации делопроизводства

В настоящее время в российском делопроизводстве все чаще успех организации во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место «номер один» на рабочих столах сотрудников сферы управления. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, также организации рациональной и оперативной работы с ними.

Автоматизация делопроизводственных процессов -это рациональная организация с учетом новейших технологий всех тех же операций с информацией и документами: составление и оформление, передача(доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущего хранения, возможность уничтожения(экспертиза ценности), создание и ведение архива.[78]

Традиционные бумажные документы считаются более надежным средством хранения информации, чем электронные. Однако практика показала о несостоятельности этого мнения. Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда (на 25-50%), сокращается время обработки документов и существенно уменьшается площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов.[79]

 Скачать реферат