Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

е сервисы - это модули, предоставляемые услуги по обработке управленческой информации.

Согласование

Обеспечивает возможность формировать задания по согласованию документов, создавать маршруты согласования документов, накладывать требования на способ и срок согласования строить дополнительные петли согласования и передавать права на согласование другим лицам.

Поручения

Позволяет в м

асштабе всей организации ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, привязывать к поручению документы, выполнять пометку поручений, контролировать их выполнение. Является основой для создания центра контроля исполнительской дисциплины в организации.

Коммутатор

Обеспечивает интегрированный характер системы. Является каталогом системы и в этом качестве определяет правила взаимодействия модулей (баз данных) системы. Определяет сотрудника или групп сотрудников, тем самым задает границы включения каждого сотрудника в единое информационное пространство системы. Хранит сведения о базах данных системы электронного документооборота(начиная от адреса размещения БД и заканчивая сведениями о ее внутреннем строении), а также данные, необходимые для ее администрирования и настройки на конкретные потребности пользователей.

Шаблоны

Хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, типовых маршрутов согласования документов. Задает устоявшиеся элементы информационной структуры организации.

Регистратор

Содержит набор программных счетчиков, генерирующих регистрационные номера документов для ОДО, спектра канцелярий, договорных отделов и т. д.

Специализированные функциональные подсистемы - ряд модулей, предназначенных для решения отдельных задач документооборота.

Канцелярия и Документы

Обеспечивают полный цикл работы организации соответственно с входящими/исходящими и внутренними документами. Входят в число наиболее сложных и функционально насыщенных модулей системы. Вместе они составляют подсистему управления делопроизводством. Для сотрудников организации, отвечающих за данную область деятельности, модуль «Канцелярия» является своеобразной визитной карточкой системы БОСС-Референт.

Служебные записки

Предназначена для подготовки служебных записок, их визирования рецензентами, подписания, отправки адресатам, формирования ответов, а также подготовки статистической отчетности.

Внешние контакты

Обеспечивает регистрацию, хранение и предоставление информации о всех формальных и неформальных контактах сотрудников (переговорах, личных встречах, телефонных звонках и др.) с представителями других организаций.

Контроль договоров

Позволяет вести учет всех существующих договоров, планировать и контролировать события по этим договорам, фиксировать обязательства по договорам и соотносить эти обязательства с их реальным выполнением, в том числе отслеживать выполнение обязательств по платежам

Инженерное обеспечение

Обеспечивает хранение информации об объектах инженерного хозяйства (мебель, оргтехника и т. д.), позволяет планировать и контролировать работы по их профилактическому обслуживанию и ремонту, регистрировать заявки сотрудников на ремонт оборудования, отражать факты выполнения работ по заявкам и плановым заданиям.

Конференция и Новости

Позволяют реализовать общеорганизационные и специализированные электронные «доски объявлений», а также обсуждение сотрудниками организации произвольных вопросов в свободной форме.

Общественные словари и справочники - места хранения нормативно-справочной информации, задающей «систему координат электронного документооборота».

Справочник организации

Позволяет описать и поддерживать в актуальном состоянии информацию о структуре организации, подразделениях и филиалах, которые входят в ее состав, и их взаимной подчиненности, о сотрудниках, которые в этой организации работают. Является своего рода каркасом системы электронного документооборота.

Словари

Содержит настраиваемые в ходе внедрения классификаторы и словари, используемые другими модулями (БД) системы. В их числе перечень регионов, номенклатура дел, типы документов, тематика поручений и т. п.

Внешние адресаты

Предоставляет возможность вводить сведения об организационной структуре организаций контрагентов и их сотрудниках. БОСС-Референт предоставляет гибкую и эффективную систему разграничения доступа к серверам, базам данных и документам системы электронного документооборота. При создании поручений, согласовании документов и выполнении некоторых других функций можно явно указать список лиц, имеющих полномочия на чтение, редактирование документов.

Дополнительные возможности

Спектр модулей системы, поставляемых в дополнение к базовой версии системы, обеспечивает автоматизацию деятельности по следующим направлениям работы:

1. Пропуска: оформление и согласование заявок на получение пропусков, контроль движения пропусков. Очень актуальная вопрос, так как в таможне введена система пропусков, которой занимается сотрудник охраны на КПП (контрольно пропускной пункт). Его ли эта задача?!

2. Совещания: подготовка совещаний, включая формирование повестки дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомление участников, контроль исполнения протоколов совещаний. В такой крупной организации как таможня этот момент имеет только положительный(одобрительный) характер.

3. Претензии и иски: автоматизация документооборота, связанного с судебной практикой организации. Эта возможность никогда не будет лишней.

4. Планирование и отчетность: ведение реестра проектов, планирование работ и ресурсов по проектам, учет фактических затрат рабочего времени, отчетность по выполненным работам.

5. Библиографический фонд: регистрация нормативных и иных документов, периодических изданий и данных о публикациях в средствах массовой информации, подготовка экспресс информации о новых поступлениях материалов, библиографических списков статей в средствах массовой информации. Тем более что наличие таких изданий уже имеется и требует централизованного хранения.

Данная структура автоматизированной системы делопроизводства идеально подходит для внедрения в таможню. Помимо основных она охватывает те стороны работы, которые ранее даже не рассматривались. С помощью возможностей БОСС-Референта улучшится жизнедеятельность всей таможне в целом.

К тому же, система БОСС-Референт в интеграции с продуктом AIDIS компании ABBYY позволяет организовать потоковое сканирование значительных объемов документов. Благодаря интеграции с факс-сервером FAXChange (DataSys, Чехия) к возможностям системы БОСС-Референт добавляется функция автоматического управления потоком входящих и исходящих факсов.

Интеграция БОСС-Референта со средствами криптозащиты, сертифицированными ФАПСИ - «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», - обеспечивает реализацию защищенного электронного документооборота.

Таможня, использующая систему электронного документооборота КПС «УКИД-Р», нередко сталкиваются с проблемой обмена электронной корреспонденцией с другими таможенными органами. Компания АйТи (в которой разработана система БОСС-Референт) предлагает решение основанное на XML-формате, которое позволяет объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота организаций и предприятий, построенные на программных продуктах разных поставщиков и использующие различные форматы данных. Таким образом, эта программа становится еще более универсальной и адаптируемой.

 Скачать реферат