Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. Двух документов - Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи», существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г

. № 65 « О федеральной целевой программе «Электронная Россия(2002-2010гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляющего между органами государственной власти и органами местного самоуправления»[80]. Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства - управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений.

Однако выбор и внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае проводит к лишним затратам, а в худшем может существенно усложнить работу сотрудников.

В Костромской таможне уж существует автоматизированная система - эта КПС "УКИД-Р". Однако практический анализ показал, что данная автоматизированная система устарела, более того в каких-то аспектах даже затрудняет работу сотрудников. Одним из основных недостатков этой программы является технические показатели.

Преимущество новейших автоматизированных систем заключаются не только в технических показателях, хотя это не мало важно, но и в широких функциональных возможностях (возможностях обеспечения управления компьютерного делопроизводства).

Автором было предложено установить автоматизированную систему по делопроизводству «Босс-Референт». С помощью этой программы найдут свое решение ряд вопросов:

· Как повысить эффективность работы с документами? Как построить эффективную систему документационного обеспечения управления?

· Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами?

· Как выстроить единое информационное пространство для таможни, имеющей таможенные посты в разных областях? Как помочь сотрудникам лучше взаимодействовать?

Система Босс-Референт относится к классу систем автоматизации ДОУ, позволяющая решить эти и многие другие вопросы.

Такая автоматизированная система контроля легко позволит просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом увидеть загрузку каждого. А так как в таможне используется локальная сеть, компьютер в любой момент сможет выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Это поможет повысить управляемости, прежде всего, за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. В любой момент времени Начальник ОДО сможет просмотреть, какие поручения кому из сотрудников даны, каковы сроки по поручениям. Механизм связывания поручений и документов позволит просмотреть всю историю вопроса, всю историю работы с конкретной организацией и т. д.

Важную роль в повышении управляемости таможни (в частности в ОДО) принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту, а именно:

При работа с внутренними документами

-Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде

-Формирование поручений по документам

-Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

-Контроль прохождения документов; регистрация документов

-Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д

-Управление доступом к документу

-Быстрый поиск нужного документа

-Создание и хранения шаблонов документов

При обработке входящих и исходящих документов

-Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции

-Наложение резолюций

-Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

-Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

-Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

-Формирование истории переписки по вопросу

-Формирование поручений по документам

-Контроль исполнения документов

-Статистика, отчеты

-Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел

-Управление доступом к документу[81]

Ощутимыми результатами внедрения системы будут являться «прозрачность хода» прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в Костромской таможне.

В результате этого система обеспечит:

1. Быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

2. Сокращение времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

3. Быстрое доведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

4. Повышение скорости поиска информации, необходимой для подготовки документов в рамках исполнения поручений;

5. Сокращение сроков согласования решений;

В процессе согласования документов смогут участвовать не только сотрудники, работающие в Костромской таможне, так и в Костромском, Буйском, Шарьинском и Мантуровском постах. При этом всем участникам согласования видны мнения, замечания и предложения всех лиц, участвующих в согласовании, в том числе лиц, находящихся в территориально удаленных офисах и вне офисов (мобильных сотрудников).

 Скачать реферат