Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Итак, БОСС-Референт - полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и

бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для Костромской таможни. Очевидно, что полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения документов, но и контролирует их исполнение, ведет аудит, оптимизирует загрузку сотрудников и имеет множество других возможностей.

Подводя итоги данной главы отметим, что ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, документационного отдела Костромской таможни были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

· разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии, дополнено Положение об архиве;

· разработана должностная инструкция Делопроизводителя;

· рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в электронном виде;

· предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления, формирования и подготовки документов;

· составление номенклатуры дел ОДО на текущий 2005 год;

· предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления(БОСС-Референт);

Заключение

Костромская таможня - одна из старейших таможен России, возникла в средние века(1547), постепенно развиваясь, приобрела самостоятельность 13 лет назад.

Она за свою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемой частью государственной власти. Костромская таможня наделена функциями дознания, ведения оперативно – розыскной деятельности, является агентом валютного контроля и военизированной организацией.

В настоящее время в Костромском регионе возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, повышением степени соблюдения таможенного законодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенного дела и нарушениями таможенных правил.

Основной целью данной дипломной работы является изучение организации технологий документационного обеспечения управления документационного отдела Костромской таможни и внесение предложений по усовершенствованию работы документационного отдела Костромской таможни.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания таможни:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству Костромской таможни, положение об архиве, положение об экспертной комиссии, а так же переименовать Документоведа 6-го разряда в Делопроизводителя и составить на него должностную инструкцию

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в компьютерной форме, а так же добавить графы в журнал регистрации входящих/исходящих факсограмм);

- формирование и оформление дел (необходимо при формировании дел недействительные варианты документов хранить отдельной папкой, при неправильной нумерации следовать правилам и требованиям нормативных документов)

3. Необходимо составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год

4. Предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления БОСС-Референт.

5. необходимо обновить техническую оснащенность рабочих мест сотрудников (принтеры, сканеры, жесткие диски с большой памятью и т.д)

Если учесть все замечания и предложения по усовершенствованию, то организация технологии ДОУ отдела документационного обеспечения Костромской таможни будет не просто соответствовать всем требованиям и нормам, а станет более эффективной и качественной – это улучшит функциональность всей таможни в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники

Опубликованные

1.1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

1.2. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//Секретарское дело: сост. Кузнецова Т.В.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.- С 285

1.3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. года №1-ФЗ//Делопроизводство 2002,№4. -С 91

1.4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000

1.5. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Федеральной архивной службой России от 27 ноября 2000 г. № 68). -М., 2001.

1.6. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

1.7. Таможенный кодекс Российской Федерации. – М.:ДГУП «Ростаможинформ», 2003. – 304 с.

1.8. ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998

1.9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991

1.10. Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях// Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000г., 20 апреля 2001., 31 мая, 20 июня 2002г.).

1.11. Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с

1.12. www.it.ru

Неопубликованные

1.13. Приказ от11 01 2005 «О назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни

1.14. Приказ ФТС России от18.10.2004. №160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»

1.15. Должностная инструкция главного государственного таможенного инспектора ОДО, утвержденная 24.05.2004 г

1.16. Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г

1.17. Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО), утвержденная 24.05.2004г

 Скачать реферат