Работа с базой данных в MS Access

Цель работы:

1. Разработать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.

2. Заполнить таблицы записями

3. Установить связи между таблицами (1 – 1; 1 - ∞; ∞ - ∞)

Выполнение работы.

Сначала создадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем установим связи между ними.

v Создан

ие структуры таблиц.

Открыв MSAccess, мы видим, что таблицу можно создать тремя способами.

1. Создание структуры таблиц с помощью мастера. Здесь автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для создания нужно выполнить следующие действия:

ü Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей – поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.

ü В окне с запросом о задании имени таблицы указать способ определения ключа.

ü Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.

ü Выбор режима дальнейшей работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима <Готово>.

2. Создание структуры таблиц с помощью Конструктора.

ü Создание имен полей, типов полей. В этом режиме в верхней части окна находится таблица, в которую заносятся: Имя поля, Тип данных, Описание.

ü Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа.

ü Создание ключевого поля. Выделить необходимое поле. Команда Правка – Ключевое поле. В таблице напротив этого поля появится ключ, что означает, что данное поле является ключевым.

ü Заполнение таблицы. Из режима Конструктора переходим в режим таблицы (Вид – Режим таблицы) и заполнить ее.

3. Создание таблицы путем ввода данных. Этот способ является более простым и наглядным

ü В появившемся окне находится созданная по умолчанию таблица, в которой содержится 10 столбцов и 20 строк. Ввести данные.

ü Сохранение таблицы. Меню – Файл – Сохранить. Ввести название таблицы. После этого появится сообщение о создании первичного ключа. Выбрать Нет. При сохранении таблицы под указанным именем лишние строки и столбцы автоматически уберутся.

ü Создание ключевого поля. Чтобы определить Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора – команда меню Вид – Конструктор. Выделить поле Код Правка – Ключевое поле.

ü Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбраны типы данных.

v Создание связей между таблицами.

Связывание таблиц. При этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис – Схема данных. В появившемся диалоговом окне Схема данных добавить таблицы, которые нужно связать: Связи – Добавить таблицу. В окне Добавление таблиц выбрать связываемые таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи (ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его в соответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей. Здесь необходимо проверить правильность имен связываемых полей и установить обеспечение целостности данных. Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен совпадать тип данных.

Условие целостности данных – это набор правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Они делают невозможным случайное удаление или изменение связей данных.

Ограничения:

1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не связаны.

2. Нельзя удалять записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

3. Нельзя изменять значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных таблицах. При установленном флажке Каскадное удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Эти флажки устанавливаются в окне диалога Изменение записей только после установки опции Обеспечение целостности данных.

Затем нажать кнопку Создать. После этого окно Схема данных примет иной вид.

В MSAccessсуществует 4 типа связей:

Ø «один-к-одному» - одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. (В нашем случае это связь между таблицами Виды услуг и Расценка на заработную плату.)

Ø «один-ко-многим» - каждая запись главной (первой) таблицы может быть связана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. (У нас так связаны таблицы Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители с таблицей Спрос на услуги салона.)

Ø «многие-к-одному» - также как предыдущая связь. (У нас так связана таблица Спрос на услуги салона с таблицами Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители.)

Ø «многие-ко-многим» - каждая запись главной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь представляет собой две связи 1 - ∞ через третью таблицу. Для этого выполняются следующие действия: создается третья (связующая) таблица с полями, описание которых совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц; определение в новой таблице ключа, содержащего все ключевые поля двух связываемых таблиц; определение соотношения «один-ко-многим» между каждой из двух таблиц и связующей таблицей. (В нашем случае это связь между таблицами Посетители и Виды услуг через Вспомогательную)

Изменение существующей связи. Закрыть все таблицы, затем нажать Схема данных на панели инструментов. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога Схема данных, нажать кнопку Отобразить таблицу, выбрать нужную таблицу и нажать Закрыть. Далее установить указатель на линию связи, которую требуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в открывшемся окне Изменение связей.

 Скачать реферат