Справочник по делопроизводству

РАЗДЕЛ 3

Особенности подготовки документов предприятия

Глава 7

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения

управленческих документов предприятия

Рассмотрение воп

росов подготовки управленческих документов начнем с освещения основных требований, предъявляемых к их содержанию. Отметим, что в ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. На наш взгляд, это не совсем гак. В обо- j снование подобной точки зрения сошлемся, к примеру, на соответствующие положения государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003,1 согласно которым текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов или одну из составляющих содержания документа.

Таким образом, будет более верным рассматривать в качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести:

сведения об авторе (отправителе) документа;

сведения об адресате (получателе) документа;

сведения, позволяющие идентифицировать документ как фрагмент обшей документированной информации, используемой в процесс управления предприятием, в том числе дата и номер документа, заголовок к тексту, а в ряде случаев» кроме того, и наименование вида документа;

сведения, обеспечивающие юридическую силу документа — в частности, подпись (подписи) должностного лица (лиц) с соответствующими полномочиями;

сведения вспомогательного характера, включение которых в состав содержания документа обеспечивает наибольшее удобство в работе с ним — например, о наличии приложенийк документу, о его непосредственных (технических) исполнителях, а также об электронной копии документа.

Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа представлены на схеме 22.

Схема 22. Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа

Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержали управленческого документа. В общем случае оно по суш, совпадай с одной из основным коммуникативных функций делового письменного языка и заключается в обеспечении информационною обмену между участниками деловой письменной коммуникации, не определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), T.e. говоря проще, и обеспечении делового письменного общения. .

В большинстве случаев, однако, посредством управленческих! документов обеспечивается информирование, предполагающее со общение по назначению строю определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность pe- ализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации Важной чертой содержания управленческого документа является ясность и убедительность.

7.2. Общие правила подготовки содержания управленческих документов предприятия

Действие приводимых ниже правил распространяется преимущественно на подготовку текстов, посредством которых выражается смысловая сущность документов. В этой связи следует, прея всего коснуться выбора языка и формы представления текста.

Так в соответствии с предписаниями Методических рекомендации ВЫ И ИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну. Не следует рассматривать данное правило как некую формальность— ведь документ с содержанием, которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка делового письменного общения не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложении языка,

Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления текста. В Методических рекомендациях перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:

связный (сплошной) текст;

текст-анкета;

текст-таблица;

комбинированный текст.

Связный (сплошной) текст представляет собой грамматически и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:

организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);

организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);

документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);

документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо).

Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержании документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.

Постоянной информацией в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной — соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация — прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).

Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаше всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.

Ранее мы упомянули о функциональном назначении содержали управленческого документа. В общем случае оно по суш, совпадай с одной из основным коммуникативных функций делового письменного языка и заключается в обеспечении информационною обмену между участниками деловой письменной коммуникации, не определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), T.e. говоря проще, и обеспечении делового письменного общения. .

В большинстве случаев, однако, посредством управленческих! документов обеспечивается информирование, предполагающее со общение по назначению строю определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность pe- ализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации Важной чертой содержания управленческого документа является ясность и убедительность.

 Скачать реферат