Справочник по делопроизводству
Переходя к рассмотрению особенностей применения в составе управленческих текстов отдельных категорий слов, мы не можем обойти стороной уже упоминавшиеся нами термины. Термин, как известно, — не что иное, как слово (в некоторых случаях — словосочетание), которому присвоено строго определенное (научное, специальное и т.п.) смысловое значение.
Применение терминов способствует повышению точност
и изложения и соответственно более четкому и однозначному его восприятию в процессе изучения документа. Следует, однако, избегать перенасыщения управленческих текстов терминологией, в особенности специфической или редкой.
Терминологический «перебор» влечет за собой затрудненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.
Завершая разговор о стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение — это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.
Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слога.
Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м идр). В отличие от лексических сокращенийграфические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.
Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:
А. Лексические сокращения:
1.Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.
2.Звуковые (при чтении произносится звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.
3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть-звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПНК, УКГОиП.
4.Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, Роскомзем, Мосзеленстрои.Доринвест, Мосжилстрой, Мос- интур, техред, главбух, завгар.
5.Частично сокращенные слова (образованы из чисти или частей ц полного слова): Мо&гесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мос- расчетбанк, хозрасчет, рембаза
6.Усечения: зам., зав., спец., пред.
7.Телескопическиесокращении (образованы из начала и конца со- ставляющих слов): рация бионика (из: биология]).
8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТ
Б. Графические сокращения:
1. Точечные: стр. — страница, dp. — Орудие, т.п. — тому /юдибно с/и. — смотри, эт. — этаж, ул. — улица, проц. — процент и tip.
2.Дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин.
3.Косолинеин: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др. Ш
4.Нулевые или курсивные (как правило, тик обозначаются физ ческие величины): т, кг, с.м,./.
5.Комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, об/мин — оборотов тон в минуту, сев.-зап. — северо-западный и др.
Подытоживая, отметим, что тексты управленческих документа не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокрашв пнями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.
Введению в текст сокращения должно предшествовать при меле ние полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается п скобках, например «домостроительный комбинат Ngj (ДСК-5)». При этом сокращения, применяемые в одном и том тексте, не должны дублировать друг друга.
Глава 10
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика
Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Эти реквизиты — пусть и с известной долей условности — можно разделить на три функциональные группы:
1-я группа — реквизиты, применяемые в составе бланков:
2-я группа — реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;
3-я группа — реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.
К первой функциональной группе следует отнести:
изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01.02, 03);
наименование предприятия (организации, учреждения) (08);
отметку о дате документа (11 );
отметку о месте составления (издания) документа (14);
код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);
основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);
справочные данные о предприятии (организации, учреждении)
наименование вида документа (10).
Уточним, что применение последнего реквизита. 10, совокупности с другими реквизитами является обязательнымтолько бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма). а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 — (для бланка письма) Дня общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).
Ко второй функциональной группе следует отнести:
код формы документа в соответствии с ОКУД (07);
отметку о регистрационном номере документа (12);
ссылку на регистрационный номер и дату документа (13)';
сведения об адресате (15);
гриф угвержденпя документа (16);
заголовок к тексту документа (18);
текст документа (20);
отметку о наличии приложения (21);
подпись (22);
фиф согласования документа (23);
визы согласования документа (24);
оттиск печати (25);
отметку о заверении копии (26);
отметку об исполнителе (27);
идентификатор электронной копии документа (30).
К третьей функциональной группе следует отнести:
резолюцию (17);
отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);
отметку об исполнении документа и направлении его вдело (28);
отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).
10.2. Бланки документов, их краткая характеристика
Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.20-2003, должны оформляться на бланках. Бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов (см. выше) и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.