Методы управления

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделе

ний или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации — это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа[10].

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т. е. подписание распорядительного документа руководителем, — решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей — это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

3.3 Приказы и распоряжения по персоналу

Самостоятельную группу в составе документации по персоналу образуют приказы и распоряжения. Уточним, что в данном случае под письменным приказом следует понимать документированное решение (решение нормативного характера) руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам управления персоналом. В свою очередь, под письменным распоряжением следует понимать документированное решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу управления персоналом.

Приказы по персоналу образуют самостоятельную функциональную группу в составе приказов предприятия. В свою очередь, среди приказов по персоналу следует выделить:

-приказы по основным вопросам управления персоналом (прием на работу, перемещение в пределах предприятия, предоставление отпусков, направление в командировку, поощрение, прекращение действия трудового договора);

-приказы по прочим вопросам управления персоналом (о привлечении к ответственности, о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении обязанностей, о временном возложении обязанностей и т. д.);

-приказы об отмене ранее изданных приказов по персоналу (внесению в соответствующие приказы изменений).

Что касается распоряжений по персоналу, то они, как правило, издаются либо для регламентации отдельных вопросов управления персоналом, либо для регламентации порядка исполнения соответствующих (ранее изданных) приказов[11]. Пример распоряжения приведён в приложенииИ.

Как правило, подготовка приказов и распоряжений по персоналу производится службой персонала предприятия и включает:

-подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

-редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

-согласование уточненного варианта текста документа;

-оформление окончательного варианта текста документа;

-утверждение (подписание) документа;

-регистрацию документа;

-тиражирование документа;

-передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

-помещение контрольного экземпляра документа в дело.

До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив приказы и распоряжения предприятия состоят на оперативном хранении. По истечении сроков оперативного хранения приказов (распоряжений) по персоналу они с учетом установленных предельных сроков хранения и исходя из их практической (научно-исторической) ценности передаются в архив или на уничтожение.

 Скачать реферат