Логистические издержки в процессе закупочной деятельности
3. Записывается планируемый товарооборот на день.
Этап 3. Расчет заказа
В разных ресторанах могут использоваться различные формы заказа продукции. Непосредственно перед тем, как делать заказ, проводится инвентаризация полных упаковок с продуктами, имеющихся в ресторане. Если вы делается заказ утром, проведится инвентаризация накануне вечером перед закрытием или при открытии. Расчет прив
одится в долларах США.
1. Рассчёт "build-to"
Используется следующая формула для расчета build-to для каждого наименования. Товарооборот на цикл заказа (переведенный в тысячи) х количество использованных упаковок с продукцией на 1000$. товарооборота = количество build-to (округленное до следующей большей цифры). Например, товарооборот на цикл заказа будет 38,45 (38450 $, переведенный в тысячи), умножаем это число на количество использованных упаковок с продукцией на 1000$. товарооборота. Если рассчитанное количество использования картофеля будет 1,6 упаковки на 1000$. товарооборота, умножаем 38,45 на 1,6. Получается общее число упаковок 61,52. Округлите 61,52 до 62.
2. Перенос "build-to" в форму заказа
3. Расчёт заказа.
Используя форму, рассчитывается заказ каждого наименования по следующей формуле: количество упаковок с продуктами "build-to" - имеющееся количество упаковок = заказываемое количество
Корректировка коэффициентов "build-to" для достижения максимальной прибыли
Рассчитывается два фактора при подготовке заказа, используя систему "build-to":
• Использование количества упаковок продукции на 1000 дол. товарооборота
• Товарооборот на цикл заказа.
Поскольку это непостоянные цифры, они будут время от времени меняться.
Существуют следующие рекомендации, касающиеся заказа продукции, чтобы определить, когда будет необходимо пересчитать коэффициенты "build-to":
• Трансферы продукции могут говорить о том, что заказывается слишком мало продуктов.
• Большое количество оставшейся в ресторане продукции непосредственно накануне дня доставки может говорить о том, что заказывается слишком много продуктов.
· Списание полуфабрикатов из-за просроченного срока годности может говорит о том, заказывается слишком много продуктов.
• Проведение рекламных программ может потребовать заказа иного, чем обычно количества продуктов (менеджер отдела маркетинга или консультант по производству могут помочь определить влияние новой программы на заказ продукции до, во время и после рекламной программы).
• Сезонные изменения могут также повлиять на заказываемое количество.
Прежде чем рассчитывать заказ продукции, анализируется товарооборот на цикл заказа, используя следующие рекомендации, чтобы определить, когда будет необходимо пересчитать коэффициенты "build-to":
• Товарооборот увеличился или уменьшился со времени предыдущего цикла заказа больше, чем на самый низкий объем товарооборота за день для данного цикла.
• Сезонные изменения в товарообороте, которые приводят к колебаниям.
• Участие в рекламных программах, которые не приводят к серьезным изменениям товарооборота, но могут вызвать колебаний.
Инвентаризация.
Ведение журнала контроля ежедневной инвентаризации продуктов и бумаги имеет большое значение для контроля за расходами. Контроль инвентаризации для учета расходов на продукты особенно важен, т.к. расходы на продукты — это большая статья расходов ресторана.
В каждом ресторане установленна компьютерная система контроля инвентаризации, где находится вся необходимая информацию об инвентаризации. Используется ли журнал контроля или компьютерная система, ежедневный контроль инвентаризации - важная часть эффективного управления рестораном.
Несколько раз в месяц следует проводить инвентаризацию продуктов и бумаги, например, в середине и конце месяца при составлении статистического отчета. При закрытии ресторана в последний день месяца также рассчитывается стоимость продуктов и бумаги в инвентаризации. Т.к. эта информация очень важна для финансовой отчетности, она должна быть точной. Любая ошибка в количестве или итоговой стоимости повлияет на отчет (приложение 2).
При проведении инвентаризации следует придерживаться правил проведения инвентаризации.
Выполнение описанных ниже правил, позволяет получить точную и последовательную отчетность.
• Хорошая организация участков хранения сделает проведение инвентаризации более эффективной. Все наименования одного типа должны храниться в одном месте. Например, бумажные стаканчики на одной полке.
• Если какие-то наименования хранятся в коробках, нужно проследить за тем, чтобы коробки можно было легко идентифицировать.
• Быстро проводится обход участков хранения, чтобы посмотреть, все ли на местах, есть ли неполные коробки, а потом проводится инвентаризация.
• Для получения точных результатов проводится две инвентаризации (двумя разными людьми). Сравниваются результаты двух инвентаризаций, отмечаются расхождения и еще раз пересчитываются наименования, по которым возникли расхождения.
• Ежедневно проводится инвентаризация всех сезонных наименований.
• Ведётся учет трансфертов: в ресторан/из ресторана.
Ведение документации по инвентаризации
Документы по инвентаризации показывают имеющееся у вас количество продукции и бумаги. При подготовке отчета по инвентаризации убедитесь, что вся информация последовательно записывается. Процессы ведения учета продуктов и бумаги одинаковы. Убедитесь, что вам не выставлены счета за не доставленную продукцию и все кредиты отражены в вашем следующем счете. В ресторанах используются разные формы инвентаризации, но основные функции - одинаковы. В таблице описывается каждое наименование, способ его учета и особые расчеты (приложение 3).
Все описанные выше операции – идеальный вариант ведения закупочной деятельности на предприятии Макдоналдс.
b) на практике.
Рассмотрим теперь процесс закупки материальных ресурсов на конкретном выбранном предприятии.
Как было сказано в самом начале главы, в распоряжении менеджера по заказам находится система заказа "build-to" и компьютерная программа SMS контролирующая остатки продукции в ресторане на определённый момент времени, результатами промежуточной инвентаризации по проблемным продуктам, ежедневной ночной инвентаризации. Помимо этого он пользуется для проведения расчётов 30-ти дневной книгой. Тридцати дневная книга – электронный журнал учёта проданной продукции, поступившей продукции, нереализованных остатков, а так же списанной продукции по дате хранения. Все эти данные заносятся в неё либо автоматически с касс при продаже, либо вручную менеджерами, отвечающими за данныё направления.
Обычно для составления заявки на заказ менеджеру выделяется целая 8-и часовая смена. В течение данной смены он первым делом осуществляет предварительный расчёт товарооборота на будущий период до следующей поставки. При расчёте товарооборота берутся в пример показатели прошлого года, делается скидка, если в прошлом году проходили промо-акции и наоборот прибавляется % заказа (после совещания с директором) если предстоит какая-либо акция, направленная на увеличение товарооборота. Также учитывается прогноз погоды на ближайшие дни. В ненастные дни резко падают продажи, продукт может залежаться и в дальнейшем спишется по дате, что приведёт к большим материальным потерям.
Скачать реферат