Анализ системы автоматизации розничной торговли

"Персонализация" товара.

Модуль торгового дома дает возможность учитывать каждый экземпляр (партию) товара в отдельности. Если при вводе товара на карточке стоит признак "персонализировать", то создается узел в картотеке с полным кодом ZZ.YYYYY.XXXXX на каждый экземпляр (партию) товара, в котором отражаются его характеристики и все операции с ним.

>Внутренний серийный номер (ВСН)

Структура ВСН 29XXXXXYYYYY

где 29 признак ВСН

YYYYY-уникальный индекс зависит от карточки товара (матрица)

XXXXX-узел в картотеке экземпляров (партий).

Создается узел в картотеке, на котором будет храниться вся информация по конкретному экземпляру (партии) товара.

ВСН обязательный атрибут любого экземпляра (партии) товара, он может распечатываться в виде штрих кода на этикетке. Помимо ВСН экземпляр (партия) может иметь и внешний серийный номер, который нанесен на упаковку или корпус товара. Внешний серийный номер заносится в систему либо в операции прихода, либо отдельной процедурой.

Система по серийному номеру (внешнему или внутреннему) находит товар и выдает всю информацию о нем.

С карточки товара можно легко перейти на узел экземпляров (партии) и с карточки экземпляра (партии) можно перейти на карточку товара.

Модуль Торговый Дом. Общие положения

Модуль содержит все операции по работе с товаром, а также несколько рабочих мест (не ограничено) кассиров розничной продажи.

Все документы Торгового Дома в конце месяца передаются в бухгалтерию, для проведения учета их бухгалтером. Проводки, связанные с товаром, проводятся на счете 3\222 третьего плана счетов. В первом плане счетов формируется только дебиторская и кредиторская задолженность, а проводки по товару проводятся на транзитном счете 1\223 "Товары в торговом доме", который является синтетическим.

Документы, передаваемые в бухгалтерию по движению товаров, имеют только количественное отражение и продажные цены. Себестоимость товара формируется в бухгалтерии специальными процедурами в автоматическом режиме (аналогично готовой продукции).

Удаленная торговая точка (УТТ)

Учет в УТТ включает в себя операции розничной торговли в торговом зале и работу менеджера по приходу, перемещению, списанию и продаже товаров. Удаленная точка может работать как полностью самостоятельно, так и в составе общего торгового дома. При работе в составе ТД информация по движению товара передается из УТТ в ТД ежедневными почтовыми посылками.

Картотека товаров

Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеют единую картотеку товаров с кодом "4."

Картотека товаров в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ необходимо прописать соответствие карточки товара в удаленной картотеке и в картотеке центральной базе данных, по индексу УТТ. Такое соответствие прописывается один раз и передается в УТТ, как "код в центральной базе данных (ЦБД)". Дальнейшее движение товара отражается в кодах ЦБД. Во время приема кода ЦБД также корректируется и имя карточки товара в удаленной базе.

При получении "посылки" с УТТ проверяется, есть ли товар без кода ЦБД, и если таковой найдется, предлагается либо найти соответствие в уже существующей базе данных, либо создать новую карточку.

Картотека юридических лиц

Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеет одну и туже картотеку юридических лиц с кодом "50.1."

Юридические лица в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ проверяется наличие кода ЦБД и при его отсутствии ищется юридическое лицо по РНН, если такое юридическое лицо не найдено, то создается новая карточка и ее код передается в автономную базу как код ЦБД (рисунок 8).

Рисунок 8 Карточка юридического лица

Перемещение товаров в ТД и УТТ

Операции по перемещению товаров внутри ТД или УТТ не передаются в бухгалтерию и отражаются в учете только менеджеров. В бухгалтерии весь товар ТД привязывается только к одному складу, настроенному на торговый дом.

В ТД товар по УТТ отражается только по одному удаленному складу, без разбивки на внутренние склады в удаленной базе.

Перемещение товаров между ТД и УТТ

Товар может передаваться из ТД в УТТ и из УТТ в ТД. Для этого создается посылка, которая поможет автоматизировать приход товара в УТТ. Товар передается в кодах УТТ, который записан по индексам УТТ на карточке товара. Если передаваемого товара в УТТ нет, то входная процедура в УТТ предложит выбрать соответствие между товаром в ЦБД и УТТ либо, создать новую карточку. Подтверждающая посылка запишет новый код товара в ЦБД.

Перемещение товаров между УТТ

Товар может передаваться из УТТ в УТТ. Для этого формируется посылка в УТТ, которая поможет автоматизировать процесс прихода товара. Такие посылки не отражаются в ТД, а попадают туда через ежедневную передачу хозяйственных операций.

Заявка на изготовление Готовой Продукции (ГП)

Менеджер ТД принимает заказ на изготовление ГП с заданными параметрами. Заказ регистрируется в соответствующем журнале. Каждая ГП состоит из группы комплектующих материалов. Группы комплектующих материалов хранятся в отдельной картотеке и содержат узел в картотеке ТМЗ, в котором надо выбирать конкретный материал, устраивающий заказчика.

Менеджер распечатывает заказ и передает его менеджеру ответственному за товар. Заказ дает возможность выписать накладную на перемещение товаров для передачи изготовителям ГП. При персонализации товара считывается штрих код каждого экземпляра комплектующих товаров, что позволит иметь полную картину движения товаров. На основании заказа изготовители ГП выписывают акт выпуска ГП.

При реализации ГП, собранной по заказу, выписывается гарантийный талон. Гарантийные талоны регистрируются в журнале и являются накопительным регистром для отражения всех действий по ремонту и замене товаров.

Исполненные заявки перемещаются в журнал исполненных обязательств.

Заявка на услуги

Менеджер ТД принимает заявку на услуги и отражает оборудование принятое на ремонт. В заявке отражается имя клиента, заказанные услуги, срочность и другие атрибуты. Менеджер наклеивает на полученное оборудование этикетку с ВСН 2999999ХХХХХ.

Где 29 - код ВСН

99999 - код узла принятого оборудования.

ХХХХХ - код конкретного оборудования.

Печатает заявку на услуги и передает исполнителю.

Исполнитель отражает в заявке дату исполнения, имя исполнителя. Печатает акт выполненных работ и сопроводительные документы. (расписку в получении оборудования). По заявке печатается счет фактура и передается клиенту.

Исполненные заявки перемещаются в журнал исполненных обязательств.

Основные операции с товаром в ТД

Приход товара

Операция прихода товара (рисунок 9) в торговом доме отличается от прихода в бухгалтерском учете.

 Скачать реферат