Совершенствование системы управления персоналом на основе экономии рабочего времени

Существенны внутрисменные потери времени – 1,5 часа, которые составили 1,5 часа, а на всех 45024ч.

Общее время потерь составило – 49056 ч (4032 + 45024)

Стоит заметить, что если бы на предприятии установка нового оборудования проходила бы быстрее, то этих потерь можно было избежать в гораздо меньшие сроки. Например, постепенная замена в каждом отделе, по очереди. В этом случае затраты р

абочего времени были бы не 20 дней, а всего 4, а фонд рабочего времени возрос бы на 16 человеко-дней. 224+16=240 дней, таким образом увеличилась бы и производительность труда на J вг 2009 г=14792,7 * 240 = 3550248 руч/чел., это на 236683,2 руб/чел. или 18,8 % больше по сравнению с настоящими результатами (3313564,8 руб/чел).

Если бы на предприятии были за ранее предприняты возможности замены оборудования без полной остановки производства, возможно потери времени были бы гораздо меньше. Например, постепенная замена, в каждом цехе по очередности. Тогда целодневные простои условно составили бы не 20 дней, а всего 4, тогда фонд рабочего времени увеличился бы на 16 чел.-дней: 224 + 16 = 240 дн., тогда и производительность труда увеличилась бы на J вг 2007 г В результате снижение себестоимости продукции и увеличение прибыли.

Так же на предприятии нужно провести определенные мероприятия по улучшению условий труда, по снижению заболеваемости. Это может быть установка Сплит – систем, регулировка температуры в зависимости от природных циклов, ежегодные медицинские осмотры сотрудников. Так же на данном предприятии не до конца продумана система оплаты труда, что также негативно влияет, снижая мотивацию персонала к работе. Не согласованы обязанности многих сотрудников, из-за чего тратится время на их разъяснение. Сами рабочие с трудом распределяют ответственность, в следствии чего часто возникают и трудовые конфликты.

Чтобы минимизировать затраты времени на выполнение проектов предлагается в дальнейшем использовать следующую схему:

1. Поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период); то есть попросту установить цели и задачи проекта. На этом этапе необходимо проработать четкую структуру проекта. Этим должны заниматься директор по развитию и коммерческий директор.

2. Изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ); распределить между подчиненными обязанности. Этим должны заниматься заместители директора по развитию и коммерческого директора

3. Установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи; проработать план общения с потенциальными клиентами, расписать сценарии деловой встречи. Этим занимаются администраторы и секретари.

4. На первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день). В конце концов встреча с потенциальными клиентами (крупными поставщиками, покупателями). Этим занимаются менеджеры по работе с клиентами.

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.).

Следует включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.);

5. внести в календарь срочные дела, которые возникли накануне;

6. попытаться сократить список работ.

Рекомендуется:

1. не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

2. Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы секретаря наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не даром есть поговорка «Понедельник – день тяжелый»! Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела назначают на середину недели.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего для секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

Вот приблизительный сценарий рабочего дня менеджеров ООО Мебельный центр «Румянцево».

Первая половина дня:

1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.

4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям не сложных документов.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.

8. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

9. Подшивка исполненных документов в дела.

10. Выполнение работ на компьютере

Вторая половина дня:

11. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

 Скачать реферат