Процесс создания IDEFO-модели

Процесс создания IDEFO-модели

Процесс моделирования в IDEF0 включает в себя:

Ø сбор информации об исследуемом объекте;

Ø документирование полученной информации и представление ее в виде модели;

Ø уточнение модели посредством итеративного рецензирования.

Сбор информации об исследуемом объекте

Сбор и изучение информации должны проводиться на всех этапах исследования объекта.

Можно назвать следующие способы получения сведений об изучаемой системе:

Ø чтение документации;

Ø наблюдение за работой системы; н

Ø опрос с помощью анкет большой группы специалистов;

Ø беседа с экспертами, обладающими соответствующим опытом и необходимыми сведениями о системе;

Ø использование той информации, которой уже владеет автор;

Ø построение гипотетического описания с последующим обращением к экспертам с просьбой помочь приблизить полученное описание к действительности.

Анкетирование

Анкетирование является начальным этапом обследования. Анкеты позволяют составить поверхностное представление о деятельности предприятия, что помогает спланировать первоначальное распределение работ группы аналитиков.

Анкеты рассылаются руководителям структурных подразделений и должны содержать графы для фамилии и должности анкетируемого. Отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения. Список вопросов необходимо ограничить (не более 15 -20), а вся анкета не должна занимать более двух листов.

Пример анкеты.

§ Наименование подразделения.

§ ФИО руководителя подразделения, номер его телефона.

§ Координаты контактного лица (к кому в отсутствие или при занятости руководителя можно обращаться).

§ Основные функции подразделения.

§ Информация, поступающая из других подразделений (заявки, запросы, отчеты и т. п.).

§ Информация, передаваемая в другие подразделения.

§ Какая информация формируется ("рождается") в подразделении?

§ С какими внешними предприятиями (банк, заказчик, поставщик и т. п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

§ Физическое представление информационных потоков и хранилищ (документ, дискета, сеть, журнал, картотека и т. п.).

§ Документы, поступающие от руководства, готовящиеся для руководства.

§ Штатная структура и квалификация кадров.

§ Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем)

§ Подпись.

Просьба приложить:

1. Положение о подразделении.

2. Набор документальных форм (можно незаполненных), т. е. используемые формы, бланки и другие документы (например, карточка складского учета, отчет по форме N, наряд-задание, товарно-транспортная накладная).

Интервьюирование

Из всех путей сбора информации наиболее важный общение с экспертом, поскольку редко бывает так, чтобы вся необходимая информация была где-либо написана, а данные из анкет часто носят субъективный характер.

Интервью это беседа с каким-либо лицом с целью сбора информации по рассматриваемому вопросу.

Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом исследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий. Современное предприятие, даже небольшого размера, является сложной системой. Конечно, руководство представляет ситуацию в целом, отдельные работники досконально знают свою деятельность, но полной картины протекания всех бизнес-процессов не имеет никто. Поэтому интервьюирование представителей всех звеньев оргштатной структуры позволяет понять и формализовать исследуемую систему.

Имеются четыре типа интервью, которые могут проводиться на этапе получения знаний об исследуемом объекте:

§ поиск фактов для понимания текущих операций (используется для того, чтобы установить содержание модели "как есть");

§ выявление проблемы с целью установления будущих требований к системе (используется для проверки правильности модели "как есть" и формирования основы для модели "как должно быть");

§ принятие решений относительно будущих возможностей системы (способствует определению содержания модели "как должно быть");

§ разговор "автор читатель" (используется для того, чтобы решить проблемы, которые появляются в процессе построения IDEF0 модели).

Рекомендуется выделять три этапа при организации опроса: подготовка к опросу; проведение опроса; обработка результатов.

Подготовка к опросу. Процесс подготовки позволяет оптимизировать время, которое вы проведете, работая с источником информации. Это приобретает решающее значение, если вы ограничены в количестве встреч с экспертом (например, с руководителем организации).

Рекомендуются следующие шаги:

§ выберите нужного собеседника;

§ договоритесь о встрече;

§ разработайте предварительную программу встречи;

§ изучите доступную информацию о предмете разговора;

§ согласуйте свои действия с группой проектировщиков.

Постарайтесь выбрать для встречи представителя соответствующей службы, в наибольшей степени обладающего нужными знаниями. После этого договоритесь с ним о скорой, насколько это возможно, встрече. Установите цель встречи и ограничьте беседу в пределах часа.

Проведение опроса. Интервьюирование является наиболее сложной задачей: необходимо найти контакт с сотрудником и направить беседу в необходимое для аналитика русло. В начале разговора необходимо представиться и сформулировать цель встречи. Далее обговорите возможность ведения записей и согласуйте вопросы конфиденциальности. Затем сформулируйте первый вопрос, который задает тон всему разговору, поэтому хорошо продумайте его.

Записывайте IDEF0-функции и данные, попытайтесь набросать диаграмму. В ходе разговора задавайте вопросы, которые помогают уточнить или подтвердить полученную информацию, например:

§ Можете ли вы привести пример

§ Когда это произошло

§ Есть ли у этого правила исключение

§ Можете ли привести какие-нибудь цифры в подтверждение ваших слов?

Можно предложить несколько общих рекомендаций, касающихся линии поведения аналитика при интервьюировании:

§ Тезис в начале беседы: "Я ничего (или почти ничего) не знаю о Вашей работе. Расскажите как можно подробнее, чем Вы занимаетесь". Даже если аналитик прекрасно знает предметную область, он не должен говорить много сам и учить интервьюируемого.

§ Если специалист начал подробно рассказывать технологию работы, ни в коем случае нельзя его перебивать, необходимые уточнения можно сделать и в конце беседы.

§ Если в беседе участвуют несколько аналитиков, вести беседу и задавать уточняющие вопросы должен один из них, неясные для других вопросы уточняются в конце беседы.

§ Не стоит возражать. Нельзя задавать наводящих вопросов или вопросов с короткими ответами "да" или "нет". Следует дать эксперту возможность говорить то, что он хочет сказать, а не то, что от него хотят услышать.

 Скачать реферат