Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении

Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (приложение В).

Должностные инструкции разрабатывают на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Их оформляют на общем бланке организации.

Обязательные реквизи

ты следующие: наименования организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Визируют ее руководители заинтересованных подразделений и юридическая служба (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы и т. Д.); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» определяется конкретное содержание деятельности работника, перечисляют виды работ, выполняемых им на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «утверждает», «рассматривает», «выполняет» и т. д.).

В разделе «Права» устанавливают полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или предприятия в других организациях; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению; запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также требовать определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» определяют критерии оценки работы и меру персональной ответственности работника. Критерии оценки – объективные показатели, характеризующие качество и своевременное выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Штатное расписание – документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляют на стандартных листах формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывают год, на который составлено штатное расписание. Штатное расписание составляется в табличной форме ( приложение Г).

В текстовой части документа указывают коды и наименования структурных подразделений и должностей, число единиц по штату, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и утверждает руководитель организации с заверением печатью на грифе утверждения.

Структуру и штатную численность подразделения определяют в соответствии с его уставом или положением и закрепляют специальным документом, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и число штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяют печатью. Обязательные реквизиты документа – наименование предприятия, название документа, дата, номер, место составления. Текстовая часть оформляется в виде таблицы.

Инструкция – документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений, должностных лиц.

Инструкцию оформляют на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагают цели и причины издания документа, область его распространения, основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правилами», «Положением» и т. д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций.

2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от

несанкционированного доступа.

2.1. Конфиденциальные служебные документы.

К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 и включает в себя:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);

- сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати.

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

 Скачать реферат